L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recrute un Attaché d’Administration et de Gestion – Relations Extérieures et Logistique.

L’Organisation internationale de la Francophonie regroupe 54 États et gouvernements membres, 7 associés et 27 observateurs répartis sur les cinq continents, regroupés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

• Titre du poste : Attaché(e) d’administration et de gestion – relations extérieures et logistique
• Lieu actuel d’affectation : Dakar
• Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P2, grade à partir de P2-1
• Durée de l’engagement : 3 ans, renouvelable, assortie d’une période probatoire de 6 mois
• Traitement annuel de base : A partir de 36 894 euros, en fonction du profil
• Ajustement annuel de poste : A partir de 7 556 euros, en fonction du profil

Autres avantages :

• En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)
• Allocations et indemnités versées par le Statut du personnel
• Participation au régime de prévoyance de l’Organisation
• Date limite d’envoi des candidatures : 13/09/2022
• Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 23/2022 du 23 août 2022

FONCTIONS PRINCIPALES 

Sous l’autorité de la Directrice de l’Institut de la Francophonie pour l’Education et la Formation (IFEF) et du Chargé d’Administration et de gestion, l’Attaché(e) d’administration et de gestion – relations extérieures et logistique sera chargé(e) de :

• faciliter les relations publiques, diplomatiques et protocolaires ;
• gérer l’organisation et le suivi des déplacements des autorités et personnalités ;
• faciliter la collaboration de l’Institut avec l’Administration sénégalaise, les autres structures, les Institutions et les cibles ;
• collecter et faire le suivi administratif des notes verbales (cartes diplomatiques, visas…) ;
• rédiger des notes sur la situation politique au Sénégal susceptibles d’impacter le bon fonctionnement de l’IFEF.
• renforcer la gestion des services généraux :
  • suivi des travaux du bâtiment suivi des entretiens (ascenseur, groupe électrogène, split, batteries) ;
  • vérifier l’état de l’immeuble, des immobilisations et faire le diagnostic des travaux à faire (élaboration des cahiers des charges) ;
  • inventaire : fiches de réception, étiquetage des numéros d’inventaires, inventaires physiques ;
  • superviseur la sécurité et le flux des visites ;
  • gérer les documents douaniers et l’entretien des véhicules de l’IFEF ;
  • gérer les exonérations en cas d’expédition ou de réception de colis ;
  • gérer la salle de documentation.
• véhiculer la visibilité de l’IFEF dans toutes ses composantes ;
• communiquer aux visiteurs les missions de l’IFEF ;
• gérer les stands de l’IFEF à l’occasion de manifestations grand public
• appuyer l’organisation d’évènements, rencontres, séminaires, cérémonies officielles et réceptions en relation avec le protocole :
  • visa, accueil à l’aéroport, transferts, facilitation des séjours ;
  • gestion de la planification des salles de réunion et mise en place des salles (respect du protocole, plans de tables, mise en place du matériel (visio-conférences, chevalets) ;
  • la sécurité des locaux lors des événements ;
  • relation avec les autorités sénégalaises et mise à disposition des véhicules de l’Etat si nécessaire ;
  • couvertures médiatiques.
• effectué toutes les autres tâches qui lui seront attribuées.

Critères de sélection

Le/La candidat(e) au poste doit :

• être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;
• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau bac+4 minimum dans le(s) domaine(s) pertinent(s) en lien avec le poste ;
• justifier d’une expérience d’au moins trois ans dans le domaine de la gestion des relations publiques et/ou des services généraux ;
• démontrer une excellente capacité d’organisation, d’écoute et d’autonomie dans la proposition de solutions ;
• connaître l’environnement des organisations publiques et des partenaires de l’IFEF au Sénégal ;
• avoir une grande capacité rédactionnelle et de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
• avoir une excellente maîtrise de la langue française ;
• avoir le sens de la communication en environnement multiculturel ;
• disposer d’un haut degré d’intégrité et de l’aptitude à traiter des informations confidentielles ;
• faire preuve de curiosité intellectuelle et d’une volonté d’apprendre et d’améliorer ses compétences ;
• avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel avancé, Visio etc…).