EnCompass LLC recherche un Responsable des Achats et de la Logistique pour une activité de soutien de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEL) de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) d’une durée de cinq ans, basée à Dakar, au Sénégal.

Ce projet de cinq ans fournira à l’USAID/Sénégal un soutien stratégique et technique pour améliorer la gestion des performances et faire progresser l’apprentissage de la mission. Le projet fournira des services MEL complets, y compris le renforcement des capacités et l’appui technique, à l’USAID/Sénégal, aux organisations locales et potentiellement au gouvernement du Sénégal.

Le responsable des achats et de la logistique rendra compte au directeur des finances et de l’administration. Ils maintiendront les services de bureau en organisant les opérations et les procédures de bureau, en contrôlant la correspondance, en concevant des systèmes de classement, en examinant et en approuvant les demandes de fournitures et en attribuant et en surveillant les fonctions de bureau. Ils seront chargés d’identifier et d’évaluer les fournisseurs, de procéder à l’achat de biens et de services conformément à la politique et à la procédure d’EnCompass, d’organiser le transport des biens achetés, de travailler avec le directeur des finances et de l’administration pour identifier et développer des stratégies pour surmonter les obstacles logistiques, surveiller l’utilisation des matériaux et des ressources et assurer la qualité de la tenue des dossiers d’approvisionnement et des aspects logistiques du bureau du projet EnCompass situé au Sénégal.

Le poste sera à temps plein et sera basé à Dakar.

Tâches et responsabilités du poste

Les fonctions essentielles incluent :

Logistique

• Aider à la planification et à la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, les formations et les réunions, les arrangements d’hébergement et de voyage, en particulier, mais sans s’y limiter, contacter les participants, négocier et sécuriser l’espace événementiel ainsi que superviser le processus de paiement des les indemnités journalières et le transport.
• Aider à la gestion du bureau (propreté et ordre) et développer et mettre en œuvre des activités de soutien au bureau. Superviser le nettoyeur et/ou le chauffeur ;
• Veiller à l’utilisation et à l’élimination appropriées des biens, du matériel et de l’équipement du bureau ;
• Effectuer des tâches de bureau, y compris, mais sans s’y limiter, la photocopie, la numérisation, le classement et l’envoi postal ;
• Contrôler le stock de fournitures de bureau ;
• Tenir un registre de tous les documents reçus.

Approvisionnement

• Travaille en étroite collaboration avec le directeur des finances et de l’administration, l’équipe des contrats du siège social et la fonction des opérations et de la gestion du projet pour mettre en œuvre tous les achats et s’assurer que les processus d’approvisionnement sont suivis et conformes aux attentes, aux règles et réglementations des donateurs et aux politiques internes d’EnCompass. (Politique d’approvisionnement d’EnCompass)
• Sert de point de contact principal pour l’achat de fournitures, de services et d’équipements
• Prépare et rassemble tous les documents requis pour tous les achats prévus spécifiés dans le budget du contrat
• Organise et documente les données personnelles et financières pour inclure : la préparation de la documentation requise pour engager des consultants, la préparation des accords de travail et des contrats de consultants, l’obtention de l’approbation du COP et des autres approbations requises
• Crée un système de gestion des connaissances pour surveiller et suivre toutes les activités liées aux achats qui ont lieu localement
• Travaille directement avec le service informatique du siège social sur tous les achats liés à l’informatique
• Effectue une gestion régulière des stocks, un suivi et des rapports sur les mouvements de tous les biens non consomptibles liés au projet, comme spécifié dans le contrat et les réglementations EnCompass, et conformément aux réglementations d’approvisionnement de l’USAID
• Autres tâches assignées

Exigences du poste

Qualifications

• Baccalauréat en comptabilité, finance, gestion, administration des affaires ou domaine similaire ; Maîtrise un atout.

Expérience et compétences

• Au moins 2 à 5 ans d’expérience globale pertinente sur des projets financés par des donateurs dans un rôle connexe dans les domaines suivants : RH, recrutement , approvisionnement et respect des contrats
• Expérience antérieure de travail dans des programmes financés par l’USAID fortement préférée
• Expérience de la gestion des résultats au niveau de l’unité préférée
• Connaissance des lois et politiques sénégalaises applicables en matière de ressources humaines et des procédures de passation des marchés requises
• Haut niveau de compétence professionnelle en anglais et en français; compétences dans d’autres langues locales un atout