World Vision Sénégal recrute un Stagiaire Assistant Admin Zone Centre

Mission du Stagiaire

La mission du stagiaire est d’assister les Admin Coordinators dans la gestion quotidienne des tâches administratives, des achats, du suivi de la flotte, des assets et autres tâches connexes.

Résultats attendus

• Bonne compréhension des politiques et procédures en vigueur, une contribution au maintien des bureaux en conformité avec les règles d’hygiène et de sécurité.
• Bonne contribution à la conception et au développement d’un catalogue de prix  et uploading dans le système Provision;
• Bonne contribution à l’organisation des documents du Supply Chain unit dans et en dehors de Provision ;
• Tenu et mise à jour de la base de données et vérification de l’exhaustivité des documents administratifs de la flotte.
• Etiquetage et mise à jour de la base de données assets.
• Rédaction d’un rapport de stage informant sur l’expérience obtenue au sein de l’unité Support Service.
• Faire les demandes de réservations et suivi avec les hôtels (conformément aux procédures d’achat en vigueur)
• Elaboration des Ordre de mission Suivi du parc auto, moto et groupe électrogène (maintenance, réparation)
• Faire la mise à jour des AT et suivi des renouvellements
• Tenue et suivi des nouvelles acquisitions (Assets)
• Suivi des petites réparations et maintenances des bureaux et du matériel
• Elaboration des petty cash et suivi des factures avec les fournisseurs
• Organiser les rencontres et faire le suivi avec les prestataires
• Rechercher de marche et participation à la mise en place du catalogue de prix
• Faire le screening et la création de compte fournisseur et partenaires
• Faire le uploading des contrats dans ask Gaby Toutes autres tâches

Qualifications recherchées :

• Étudiants/Étudiantes de niveau BTS ou Licence en logistique / Supply Chain / Administration ou autres disciplines connexes ;
• Capacité à se déplacer dans des zones parfois éloignées ;
• Capacité à collaborer avec différents types d’acteurs/partenaires ;
• Excellente capacité de communication et de rédaction de rapports en français ;
• Connaissance de la langue anglaise est un plus ;
• Bonne capacité d’application de techniques et d’outils informatiques
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel ;
• Une connaissance des règles de régulations des marchés publiques du Sénégal et une expérience de travail dans une ONG ou d’entreprenariat seraient un atout.

Conditions du stage

• Ce stage se déroulera sur la période de Juillet 2022, pour prendre fin au 31 Décembre 2022.
• Le stagiaire sera basé à Kaffrine / World Vision Sénégal. L’organisation sera chargée de faciliter son  déplacement à sa zone d’affectation.
• En cas de mission de terrain, WVI – Sénégal fournira les moyens de déplacement et assurera son hébergement conformément à la politique en vigueur.
• WVI – Sénégal mettra à la disposition du Stagiaire, un ordinateur (laptop), les accessoires et autres ressources matérielles et documentaires ainsi qu’un espace de travail dans le bureau ou il est affecté. Ceux-ci devront être retournés en bon état à la fin du stage.