RportH recrute un Assistant.

L’entreprise

Une compagnie italienne spécialisée dans la recherche et les forages pétroliers.

Vos missions

Description du poste :

Nous recherchons un Assistant qui sera appelé à assister un ou plusieurs responsable(s) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …).

Principales tâches et responsabilités 

• Organiser et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel …) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).
• Coordonner une équipe.
• Accueillir une clientèle
• Filtrer des appels téléphoniques
• Organiser le planning d’un responsable, collaborateur
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et organiser des réunions
• Saisir des documents numériques
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Réaliser un suivi d’activité
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Archiver des documents de référence
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
• Organiser des actions de communication
• Réaliser un suivi administratif du personnel

Votre profil

Niveau Bac, du type Bac pro Gestion administration sanctionnée plus de 02 ans d’expériences

Qualités requises 

• Savoir se montrer flexible,
• S’adapter et gérer le stress. Pour mener à bien ses missions et ne pas se laisser surpasser,
• Posséder le sens de l’organisation et hiérarchise les priorités. Sa fonction, majoritairement administrative, fait de lui un homme de l’art des outils bureautiques (Pack Office).
• Poli, souple, vif, l’assistant œuvre avec méthode et élégance pour le bien de l’entreprise, dont il reflète la première impression.
• Être à l’aise à l’oral qu’à l’écrit, en français et de plus en plus en anglais.

Référence: 000000252

Date limite : 7 Juillet 2022.