ALIMA (Ukraine Crisis Response) recherche un Project Coordinator – H/F, Dakar, Sénégal

ALIMA vise à fournir des soins de santé d’urgence aux populations touchées par la crise ukrainienne. L’objectif est de réduire la mortalité et la souffrance des populations affectées par la guerre. ALIMA se concentrera sur les zones les plus touchées pour maintenir l’accès aux soins de santé et pour se préparer et répondre à toute éventuelle épidémie de maladie et pour soutenir l’afflux de patients blessés dans les zones directement touchées par les bombardements. En Moldavie, ALIMA fournira des soins de santé aux réfugiés et soutiendra le système de santé pour gérer l’afflux de réfugiés en provenance d’Ukraine.

Protection des bénéficiaires et des membres de la communauté

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le titulaire visitera des programmes et entrera en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Par conséquent, une vérification de casier judiciaire ou un certificat de bonne conduite sera exigé. Dans les situations où il n’est pas possible de fournir un extrait de casier judiciaire ou un certificat de bonne conduite, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

Liens fonctionnels et hiérarchiques

• Il/elle rapporte au Chef de Mission, basé dans la coordination
• Il/elle gère l’équipe de gestion du projet (par exemple, le médecin, l’administrateur, la logistique et l’infirmier) ainsi que les équipes nationales en collaboration avec les responsables techniques au niveau du projet.
• Il/elle collabore avec la coordination (ressources médicales, logistiques, financières et humaines) et avec les partenaires.

Tâche principale

Sous la supervision du Chef de Mission, le coordinateur de projet est responsable de la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle du pays dans sa zone d’intervention, conformément au plan stratégique triennal et au mandat d’ALIMA.

Plus précisément, il/elle est responsable de la mise en œuvre du projet et de contribuer aux résultats fixés pour le projet en fonction de l’évolution de la situation humanitaire et des besoins dans la zone d’intervention et sur la base des objectifs médico-opérationnels préfixés en collaboration avec la coordination, dans le respect des principes humanitaires et du mandat d’ALIMA. Il est le garant de la sécurité de ses équipes sur toute la zone d’intervention. Il/elle est responsable de l’encadrement des équipes, du suivi des indicateurs programmatiques et des indicateurs contractuels des bailleurs, du suivi des dépenses du projet – avec l’appui de la coordination – et de la communication avec les acteurs gouvernementaux et non-gouvernementaux. acteurs gouvernementaux en relation avec le projet.

Coeur de métier

Le PC doit avant tout :

• Agir conformément au mandat d’ALIMA, aux principes humanitaires et au principe « ne pas nuire ».
• Respecter la stratégie opérationnelle définie avec les autres coordinateurs (collaborer avec les autres acteurs humanitaires, internationaux et gouvernementaux présents dans la zone d’intervention).

Définition et planification stratégique

• Analyse du contexte (environnement, acteurs, sécurité, négociations d’accès…) et des enjeux humanitaires.
• Identifie et analyse les besoins médicaux et humanitaires en collaboration avec le Référent Médical, afin de proposer une stratégie opérationnelle pertinente pour la zone d’intervention, en accord avec le mandat d’ALIMA, les principes humanitaires et le principe « ne pas nuire ».
• Propose un montage opérationnel et une planification pertinente (calendrier, budget, plan d’approvisionnement…) en fonction de la stratégie opérationnelle définie avec les autres coordinateurs (chef de mission, coordinateur médical, coordinateur logistique, coordinateur financier, coordinateur RH).
• Evaluer les risques et les contraintes, et proposer des adaptations de la stratégie et du plan d’action en cas d’évolutions imprévues après concertation avec la coordination pays (chef de mission, coordinateur médical, coordinateur logistique, coordinateur financier, coordinateur RH) et autres humanitaires, internationaux, et les acteurs gouvernementaux présents dans la zone d’intervention.

Mise en œuvre du programme

Gestion et suivi de projet

• Applique les outils de gestion de projet fournis par le chef de projet
• Contrôle le respect du calendrier établi et des objectifs fixés.
• Evalue les objectifs du projet et leur mise en œuvre (financière, humaine, logistique…) à travers l’élaboration de rapports réguliers synthétiques et pertinents pour la coordination (SITREP)
• Assure le suivi de chaque département présent sur sa base et s’assure de la bonne exécution des activités selon les objectifs fixés.
• Assure une communication efficace au sein de l’équipe et une circulation fluide des informations (objectifs opérationnels, outils, échéancier, contexte…).
• Organiser, animer et documenter les réunions de coordination avec son équipe, selon la fréquence définie avec la coordination pays (hebdomadaire ou quotidienne en cas d’intervention d’urgence)
• Organise la mémoire du projet en gardant une trace écrite de son évolution.

Représentation

• Participe aux réunions de coordination dans sa zone d’intervention (sous-cluster, réunions de réponse…).
• Collabore avec les acteurs humanitaires et médicaux pour assurer la bonne coordination des activités et des équipes dans la zone d’intervention et la mutualisation des moyens.
• Après validation par le Chef de Mission, peut être amené à porter des messages de plaidoyer auprès des acteurs et/ou autorités locales.
• Entretient des relations étroites et des échanges réguliers avec les autorités administratives et sanitaires pour le bon déroulement du projet (signature et respect du MoU, négociation des moyens alloués aux activités, mise en œuvre conjointe des activités…).
• Avec l’appui de la coordination pays (chef de mission et/ou coordinateur médical), organise les visites des partenaires techniques et financiers dans sa zone d’intervention.

Gestion des ressources matérielles et financières

• Contrôle le budget de sa base et responsabilise chaque département sur le contrôle de ses lignes budgétaires
• Supervise et valide la bonne utilisation des moyens mis à disposition par ALIMA pour le projet, toutes les commandes (médicales et logistiques), et les achats du projet.
• Vérifie que le suivi mensuel de l’état des dépenses et des engagements du projet est fait et participe à l’analyse des données financières avec le responsable administratif de sa base
• Assure le respect des normes dans la gestion administrative du projet.
• Contrôle que le suivi mensuel de l’état de la logistique du projet est fait et participe à l’analyse des données avec le RLP du ou des projets dans sa zone d’intervention (suivi des stocks, équipements, flotte de véhicules, communication…).
• Responsable de la mise en œuvre et du suivi du plan d’approvisionnement en collaboration avec le RPL.

Analyse des données et rapports

• En collaboration avec l’équipe médicale du projet et la coordination (chef de mission et coordinateur médical), il/elle propose des indicateurs programmatiques SMART et pertinents afin d’évaluer, suivre et garantir la qualité du projet selon les protocoles ALIMA et les standards internationaux (SPHERE , OMS…).
• Supervise la mise en place d’un système de collecte et d’analyse de données médicales et de surveillance épidémiologique (avec l’appui et la validation du coordinateur médical) et son évolution en fonction des besoins.
• Consolider les rapports de tous les départements et analyser les données pour les partager avec la coordination selon le calendrier de la mission (SITREP).
• Contribue à la rédaction des projets et futurs projets dans son domaine d’intervention ainsi qu’au reporting interne et opérationnel de tous les projets dans le même domaine.

Gestion et leadership d’équipe

• Suit individuellement chaque membre de l’équipe dont il est directement responsable : coaching, accompagnement, conseil et évaluation.
• Identifie la formation de ses équipes.
• Réalise les POP (plans d’objectifs de performance) des membres de l’équipe sous sa responsabilité directe en collaboration avec leurs référents techniques et s’assure qu’ils garantissent les POP de leurs équipes.
• Effectue l’évaluation de fin de mission des membres de l’équipe en collaboration avec leurs référents techniques et la partage avec le chef de mission et l’administration
• Prévient et résout les conflits au sein de l’équipe en collaboration avec l’administration et les outils à sa disposition.
• S’assure que les contraintes de sécurité et de santé sont comprises par tous.
• Planifier et animer des réunions de travail avec l’équipe et les partenaires : avancement du projet, sécurité, réunions d’équipe, s’assurer que les comptes rendus sont partagés avec le desk et archivés dans le drive
• Transmet aux équipes les informations et directives données par la coordination et/ou le siège ALIMA.
• Planifie les remplacements du personnel du projet.
• Contribue à la rédaction des profils de poste.
• Participe à la composition des équipes.
• Responsable de l’accueil et du briefing des nouveaux arrivants expatriés Alima.
• Définir les profils de poste et les objectifs de performance des membres de l’équipe
• Réaliser les évaluations de son équipe dans une démarche de parcours professionnel
• Animation d’actions de formation pour développer/renforcer les compétences des équipes sur des thématiques RH et transverses.
• Proposer et soutenir les changements de poste conformément aux politiques d’ALIMA
• Proposer et anticiper les détachements
• Favoriser la mobilité du personnel (interne et externe) dans le cadre des politiques en vigueur
• Identifier les compétences que les membres de l’équipe doivent acquérir pour maîtriser leur métier et organiser des formations pour les renforcer
• Organiser et animer des réunions d’équipe

Analyse et gestion de la sécurité

• Responsable de la sécurité des employés d’ALIMA et des partenaires des projets dans sa zone d’intervention
• Évalue les risques et les menaces associés à la mise en œuvre des activités.
• Établit les règles de sécurité pour sa zone d’intervention, sous validation de la coordination pays, les diffuse au personnel, et s’assure qu’elles sont respectées par toutes les équipes projet.
• Identifie et développe un réseau pour assurer la sécurité des équipes et l’accès aux populations vulnérables ciblées par le projet. Cela peut impliquer des négociations directes ou indirectes avec des groupes armés et des acteurs humanitaires (par exemple l’ONU) dans la zone d’intervention.
• Recueille, centralise et analyse les informations liées à l’environnement de sécurité et les partage avec le chef de mission pour faciliter la prise de décision
• Informe la coordination pays des comportements individuels ou collectifs contraires aux règles de sécurité et si nécessaire participe au processus disciplinaire
• Informe la coordination du pays de tout incident ou menace de sécurité pouvant impacter la sécurité du personnel et/ou des biens d’ALIMA
• Assure avec le responsable administratif du projet la sécurisation de la trésorerie et la mise à jour du guide de gestion de trésorerie.
• S’assure du respect et de l’application de la procédure ALIMA en cas d’incident majeur.

Développement d’outils informatiques

• Encourage l’utilisation du disque pour le partage et l’archivage des informations
• Donne aux collaborateurs d’ALIMA les moyens de se former à l’utilisation de ces outils

Mise en œuvre de mesures préventives contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

• S’assure que son équipe, ses partenaires et les membres de la communauté connaissent la politique d’ALIMA et ont accès aux informations (mécanisme de signalement des plaintes, point focal, etc.).
• Facilite l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation
• Met en œuvre des normes pour la prévention des abus de pouvoir, de la violence sexiste et de la violence sexuelle.
• S’assure que les membres de son équipe et ceux des partenaires impliqués dans le projet (Ministère de la Santé, partenaires nationaux, etc.) suivent les sessions de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
• Contribue à créer et à maintenir un environnement stimulant et protecteur pour l’équipe, les membres de la communauté et les partenaires impliqués dans le projet.

Expérience et compétences

• Expérience antérieure dans un poste équivalent dans une ONG internationale .
• Expérience antérieure dans des contextes de sécurité dégradée et d’urgence.
• Une qualification médicale ou paramédicale ou une expérience en gestion de projets médicaux est un atout
• Expérience antérieure dans la gestion d’une équipe multiculturelle.

Compétences

Capacité d’écoute et d’empathie.

• Communication facile.
• Capacité à analyser le contexte, comprendre les enjeux médicaux et humanitaires.
• Animation et motivation des équipes.
• Capacité à identifier et anticiper les problèmes et les risques.
• État d’esprit axé sur les problèmes.
• Organisation des rôles et délégation des tâches au sein d’une équipe.
• Capacité à établir des priorités.
• Établissement de réseaux de contacts et capacité à maintenir une position neutre avec des acteurs opposés dans le même conflit armé.
• Autonomie.
• Sens des responsabilités.
• Capacité à prendre des initiatives et à prendre des décisions.
• Bonne gestion du stress.
• La flexibilité.
• Maîtrise des outils informatiques (GSuite et pack office).

Langues

• La maîtrise de l’anglais oral et écrit est essentielle, le français est un atout.
• La maîtrise d’une langue locale est un atout

Conditions

Durée et type de contrat : Contrat français : 6 mois

Position de départ:

Salaire : selon barème ALIMA + expérience + per diem

ALIMA prend en charge :

• les frais de déplacement entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu d’affectation
• les frais d’hébergement
• 2,08 jours de repos par mois
• indemnité journalière
• couverture médicale du premier jour du contrat jusqu’à un mois après la date de départ du pays d’affectation pour le salarié et ses ayants droit
• la politique de pause tous les 3 mois (pendant 6 mois de la mission)
• évacuation pour le salarié.

Comment s’inscrire

Pour postuler, envoyez votre CV et lettre de motivation sur notre page.

Les demandes sont traitées dans l’ordre de leur réception. ALIMA se réserve le droit de clôturer l’offre avant la date limite initiale en cas d’acceptation d’une candidature. Seules les candidatures complètes (CV au format PDF + lettre de motivation) seront prises en compte.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.

Date limite : 24 mai 2022.