Médecins Sans Frontières recherche un Agent de Préparation et de Voyage (basé dans n’importe quel centre MSF OCBA ; de préférence à Nairobi ou Amman).

OBJECTIF GÉNÉRAL
Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui offre une assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d’origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d’appartenance politique. filiation.

MSF est une initiative de la société civile qui rassemble des individus engagés dans l’assistance d’autres êtres humains en crise. MSF est donc une association par choix. Chaque individu travaillant avec MSF le fait par conviction et est prêt à défendre les valeurs et les principes de MSF.

Le mouvement MSF est construit autour de cinq directions opérationnelles soutenues par les 21 sections, 24 associations et autres bureaux de MSF réunis dans le monde. MSF OCBA est l’une de ces directions. Les opérations sont mises en œuvre par les équipes de terrain et les équipes de coordination des missions ; ainsi que les unités organisationnelles basées à Barcelone, Athènes et décentralisées à Nairobi, Dakar et Amman. Les opérations de terrain sont guidées et appuyées par 5 Cellules Opérationnelles, la Cellule d’Urgence et d’autres départements d’appui aux opérations, dont le Département des Ressources Humaines.

OBJECTIF GÉNÉRAL ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Hiérarchiquement responsable devant le Responsable Préparation & Voyages, Le Responsable Préparation & Voyages (PTO) agit comme l’interlocuteur principal du personnel MSF à partir du moment où la personne est sélectionnée pour un nouveau poste vacant, jusqu’à ce que cette personne atteigne la mission, et puis lorsque la personne doit rentrer chez elle.

Le PTO est chargé de s’assurer que le personnel de MSF est correctement intégré et reçoit les informations et le soutien appropriés lors de la préparation du départ sur le terrain. PTO gère les voyages, les visas, les permis de travail. PTO organise des briefings et des débriefings en face à face ou virtuels quand et où cela est nécessaire conformément aux procédures existantes. PTO apporte également un soutien dans l’organisation des formations techniques avant le départ, telles qu’identifiées par le Pool manager (PM) et par le REHUCO ​​(responsable RH en cellule opérationnelle) avant le départ.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
a. Organisation des départs sur le terrain du personnel international travaillant dans les missions MSF
Centralise la gestion des départs du personnel international vers les missions MSF en collaboration avec tous les interlocuteurs impliqués dans le processus (PM, REHUCO, HRCO, Personnel international se préparant au départ) ; demande toutes les informations/documents nécessaires ; accompagner le salarié dans la préparation de son départ sur le terrain ; fixe la date de départ définitive lorsque tout le processus est terminé :

• Aide la personne à accéder à toutes les informations pertinentes concernant la mission de destination.
• Reçoit et classe les documents liés aux procédures de démarrage d’emploi, aux permis de travail, aux traductions de diplômes, etc.
• Prépare tous les documents pour obtenir un visa; demande des visas ou guide la personne sur la façon de présenter une demande.
• Réserver des vols et des hôtels via l’agence de voyages, conformément aux politiques et à l’éthique de MSF.
• Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des briefings.
• Après consultation avec PM et REHUCO, inclut les formations techniques à l’ordre du jour.
• Vérifie, calcule et ordonne le paiement des indemnités journalières correspondant au séjour de l’employé au siège et des autres dépenses liées au départ conformément à la politique de voyage et d’indemnité journalière de MSF OCBA.
• Transmet toutes les informations nécessaires concernant l’arrivée de la personne au HRCO de la mission.
• A chaque étape du processus, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations liées au départ.

b. Organisation des retours du personnel international travaillant dans les missions MSF
Centralise la gestion des retours du personnel international depuis le terrain en collaboration avec HRCO ; garantit que les procédures de voyage et les visas sont corrects ; informe tous les interlocuteurs concernés du retour de la personne :

• Reçoit les fiches de fin de mission (MOE) et les met à disposition de la cellule administrative.
• S’applique aux visas pour tout le personnel international en cas de besoin.
• Réserver des vols et des hôtels via l’agence de voyages, conformément aux politiques et à l’éthique de MSF.
• Prépare et envoie les documents de voyage au HRCO.
• Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des débriefings.
• Vérifie, calcule et paie les indemnités journalières correspondant au séjour de l’employé au siège et aux autres dépenses conformément à la politique de voyage et d’indemnité journalière de MSF OCBA.
• A chaque étape du processus de retour, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations.

c. Autres tâches liées aux déplacements vers/depuis/entre les missions

• Facilite les voyages à l’étranger du personnel du siège de MSF (pour les visites sur le terrain, les réunions internationales, les formations, etc.) en fournissant toutes les informations nécessaires sur la mission, en informant le HRCO de l’arrivée, en gérant les procédures de visa le cas échéant, à l’exception des voyages (sous la responsabilité du personnel du siège ).
• Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel de terrain MSF (international, régional, national) de leur pays de mission vers d’autres pays en cas de besoin (réunions, problème administratif, détachements) en coordination avec HRCO.
• En cas de détachement, recueille la documentation requise sur les données personnelles auprès du HRCO et la met à la disposition de l’unité administrative.
• Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel international de MSF qui rentre chez lui pour les vacances conformément aux politiques de MSF OCBA.
• Organise les voyages et les visas vers et depuis les missions pour les MIO (Mobile Implementation Officers), Mentors, Evaluators, et informe ces mouvements dans SAP.

ré. Gestion de l’information, de la communication et des connaissances

• Connaît la politique de voyage de MSF, s’engage à respecter l’éthique des dépenses de MSF et applique ces principes dans son travail quotidien.
• Collecte toutes les informations nécessaires concernant les pays gérés (visas, permis de travail, vols, exigences sanitaires, etc.) et les tient à jour.
• Garde le contact et partage des informations avec son homologue des autres sections MSF en cas de besoin.
• Fournit des informations sur les visas et des conseils aux personnes chargées d’organiser des ateliers, des semaines de coordination ou d’autres événements MSF OCBA.
• Est la personne référente pour toutes les questions concernant les contraintes de déplacement (visas, retards, limites, permis de travail, etc.) dans les pays de mission.
• Partage et garantit le respect de la politique voyages de MSF et communique avec tous les interlocuteurs concernés.

e. Les autres

• À la demande du responsable de la préparation et des déplacements, prend le relais (temporairement ou à plus long terme) de tout autre PTO (y compris le PTO de l’unité d’urgence et le PTO de l’unité d’apprentissage) pendant les congés de maladie, les vacances, les changements opérationnels ou lorsque la charge de travail l’exige.

LES CRITÈRES DE SÉLECTION

• Diplôme en tourisme est un atout.
• Une expérience dans le secteur touristique (agence de voyage, compagnie aérienne, coordination d’événements, gestion des visas) est également un atout.
• Une expérience MSF dans un poste RH (HRCO, admin, etc.) est un plus.
• Une expérience dans la gestion des voyages/visas/permis de travail dans un environnement d’ONG est un atout.
• La maîtrise de l’espagnol, de l’anglais et du français est indispensable.
• Connaissance approfondie de l’informatique (environnement Microsoft Office).
• La connaissance de SAP sera un plus.

COMPÉTENCES

• Engagement envers les principes de MSF
• Sensibilisation interculturelle
• Flexibilité comportementale
• La gestion du stress
• Pensée analytique
• Orientation résultats et qualité
• Orientation service
• Planification et organisation
• Travail d’équipe et coopération

CONDITIONS

• Poste structurel basé dans n’importe quel hub MSF OCBA (de préférence à Nairobi ou à Amman).
• Travail à temps plein : 40 h/semaine.
• Contrat : à durée indéterminée.
• Salaire annuel brut (basé sur 40h/semaine) : HQ 2C € (divisé en 12 mensualités) + avantages secondaires basés sur la politique de récompense MSF OCBA.
• Démarrage : dès que possible.