L’USAID recrute un Assistant Administratif.

Période d’exécution : Les services fournis dans le cadre de ce contrat devraient être de nature continue et seront exécutés par l’USAID à travers une série de contrats séquentiels, sous réserve de la disponibilité des fonds, du besoin de services et de la performance. La période de base sera d’un an, et devrait commencer le 1er mai 2022. En fonction des besoins de l’Agence, l’agent contractant peut exercer une période d’option supplémentaire de quatre ans pour les dates estimées comme suit.

• Lieu d’exécution : Ambassade des États-Unis/enceinte de l’USAID au Sénégal, avec possibilité de déplacement comme indiqué dans l’énoncé des fonctions.
• Soumissionnaires éligibles : la politique de l’USAID est qu’un ressortissant d’un pays coopérant (CCN), c’est-à-dire une personne qui est un citoyen d’un pays coopérant (Sénégal) ou un citoyen d’un pays non coopérant légalement admis pour la résidence permanente dans le pays coopérant (y compris les citoyens des États membres de la CEDEAO ) peut s’appliquer. Un CCN est préféré à un ressortissant de pays tiers (TCN) embauché localement afin d’intégrer l’effort d’assistance étrangère dans la communauté, d’améliorer les compétences de la population du pays coopérant et de contribuer à l’économie locale. Un TCN local ne doit être utilisé que lorsque des CCN qualifiés ne sont pas disponibles. Par conséquent, les candidatures CCN seront examinées en premier. Si des CCN qualifiés ne sont pas disponibles, l’USAID examinera les candidats des TCN.
• Niveau de sécurité requis : Accès aux installations

Énoncé des fonctions

Fonction de base du poste

Le titulaire sert d’assistant administratif pour le Bureau de la gestion financière (OFM) de l’USAID/Sénégal sous la supervision du contrôleur. Le titulaire fournit un soutien administratif à tous les employés du BCI, y compris la distribution appropriée des documents pour approbation par les superviseurs appropriés. Le titulaire gère également les fournitures de bureau, les déplacements et le chronométrage, entre autres tâches détaillées ci-dessous.

Principales tâches et responsabilités

• Prend en charge toutes les tâches administratives du bureau, y compris la réception, les fonctions de bureau et de secrétariat général, la distribution du courrier, le classement, la photocopie, la gestion des visiteurs, etc. en anglais et en français. Distribue, suit et renvoie toute la correspondance entrante du bureau et les documents financiers pour les différentes sections du Bureau de la gestion financière (OFM).
• Prépare des rapports bihebdomadaires sur le temps et les présences pour le personnel d’OFM United States Direct Hire (USDH), Country Cooperating National (CCNPSC), United States Personal Service Contractor (USPSC) et Third Country National Personal Service Contractor (TCNPSC) (le cas échéant). En outre, rédiger et soumettre des télégrammes d’avances sur salaire toutes les deux semaines, des télégrammes d’attribution et des formulaires d’attribution pour les paiements du Bureau de décaissement des États-Unis (paiements du Département d’État).
• Sert de maître chronométreur pour la mission. À ce titre, le titulaire conseille le personnel de chronométrage administratif de la mission sur les meilleures pratiques de chronométrage pour le(s) système(s) de chronométrage de la mission et coordonne l’accès et les rôles des chronométreurs.
• Est le coordinateur administratif des formations et ateliers parrainés par l’OFM. Pour le personnel de l’OFM et les participants à la formation, les tâches comprennent : la coordination des horaires de voyage, la réservation des chambres d’hôtel, la liaison avec les fournisseurs sur le lieu de la formation, la préparation des listes d’invités, la reproduction des documents et l’exécution de toute autre tâche administrative requise pour l’événement.
• Gère tous les aspects de la transition pour le personnel offshore OFM entrant et sortant. Les tâches comprennent : la coordination avec le travail des nouveaux arrivants et les parrains sociaux ; organiser des réunions d’orientation avec le personnel de l’ambassade, y compris le bureau régional de la sécurité (RSO) pour la délivrance des badges ; assurer la coordination avec l’équipe des technologies de l’information pour l’accès aux ordinateurs ; fournir des fournitures de bureau et un téléphone portable ; et organiser le transport vers et depuis le travail jusqu’à l’arrivée du véhicule privé.
• Tient à jour l’inventaire des fournitures de bureau OFM, en veillant à ce que le personnel et les bureaux soient équipés du mobilier, des fournitures consommables, des ordinateurs et d’autres équipements de bureau nécessaires. Passe les commandes si nécessaire via le système d’enregistrement des commandes du Département d’État ou via le Bureau exécutif (EXO).
• Utilise le système de gestion du parc automobile du Département d’État pour demander des véhicules pour le transport du personnel au Sénégal à des fins officielles.
• Organise tous les voyages locaux et internationaux pour tout le personnel de l’OFM, y compris la préparation des demandes de voyage, la demande d’itinéraires de la section des voyages, la préparation du voyage
• Autorisations (TA) dans le système de gestion des voyages de la mission, faire des réservations d’hôtel, soumettre des demandes de visa, transmettre des autorisations de pays électroniques, etc.
• Exécute le rôle de demandeur dans le système d’approvisionnement actuel de l’USAID pour demander tous les produits, fournitures ou services nécessaires pour OFM.
• Saisir les ordres de travail dans le système d’ordre de travail du Département d’État pour les services des bureaux de soutien administratif coopératif international (ICASS) afin d’inclure la maintenance, le parc automobile, les demandes d’accès des visiteurs et les demandes d’accès après les heures de bureau.
• Effectue des tâches administratives ad hoc et toute autre fonction jugée nécessaire par le contrôleur, le chef comptable et les analystes financiers. Cela peut inclure la rédaction de câbles, de lettres, de messages électroniques, etc.
• Agit à titre de remplaçant du coordonnateur du contrôle des paiements pendant les absences du coordonnateur du contrôle des paiements.
• Supervision reçue : relève directement du contrôleur. En tant que remplaçant du coordinateur du contrôle des paiements, il peut, de manière ponctuelle, recevoir des instructions de l’examinateur superviseur des pièces justificatives.
• Supervision exercée : Ce poste n’est pas de supervision.

Exigences physiques

Le travail demandé n’implique pas d’exigences physiques excessives.

Qualifications minimales requises pour ce poste

• Éducation : Un diplôme d’études secondaires est requis.
• Expérience de travail antérieure : Un minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou en secrétariat est requis.
• Formation post-entrée : le titulaire recevra une formation de familiarisation sur les opérations de l’USAID et sur les réglementations et procédures spécifiques (telles que la gestion des dossiers, les voyages et la gestion de la correspondance). Une formation supplémentaire dans le pays peut être dispensée de temps à autre, en fonction des offres de cours et de la disponibilité de l’espace et des fonds.
• Compétence linguistique : Maîtrise du français écrit, lu et parlé au niveau IV ; Niveau d’anglais III. Sera testé.
• Connaissances professionnelles : le titulaire doit être en mesure de comprendre les directives et les procédures rédigées en anglais. Il/elle doit être familiarisé(e) ou capable de se familiariser rapidement avec les responsabilités et les activités du bureau du BCI, ainsi qu’une connaissance générale des procédures standard et administratives/de bureau et des meilleures pratiques.
• Compétences et capacités : La maîtrise de l’utilisation des logiciels de traitement de texte et des tableurs est requise. On s’attend à ce que le titulaire exécute une gamme de tâches différentes, établisse des priorités et respecte les délais.

Facteurs d’évaluation et de sélection

Le gouvernement peut attribuer un contrat sans discussion avec les soumissionnaires conformément à la FAR 52.215-1. Le CO se réserve le droit, à tout moment du processus d’évaluation, d’établir une gamme compétitive d’offrants avec lesquels des négociations seront menées conformément à FAR 15.306(c). Conformément à la FAR 52.215-1, si le CO détermine que le nombre d’offres qui seraient autrement dans la fourchette concurrentielle dépasse le nombre auquel une concurrence efficace peut être menée, le CO peut limiter le nombre d’offrants dans la fourchette concurrentielle à le plus grand nombre qui permettra une concurrence efficace entre les offres les mieux notées.

Les dispositions FAR référencées ci-dessus sont disponibles sur https://www.acquisition.gov/browse/index/far.

Processus de sélection

Après la date limite de réception des candidatures, un comité de sélection se réunira pour examiner les candidatures qui répondent aux exigences minimales et les évaluer conformément aux critères d’évaluation. Les candidatures incomplètes des candidats qui ne satisfont pas aux exigences minimales ne seront pas notées. Les candidats seront testés sur les compétences en rédaction en anglais et les compétences techniques pertinentes. Dans le cadre du processus de sélection, seuls les candidats présélectionnés seront invités à participer à un entretien oral. Les vérifications des références requises seront effectuées uniquement pour les candidats présélectionnés qui répondent aux exigences spécifiées. Les références du candidat doivent être en mesure de fournir des informations substantielles sur ses performances et ses capacités.

Les candidats seront évalués et classés en fonction des critères de sélection suivants jusqu’à un maximum de 100 points :

Système d’évaluation

• Écrire et parler couramment l’anglais et le français 40 points
• Expérience dans les applications Microsoft Office (Word, Excel , PowerPoint) 25 points
• Expérience professionnelle antérieure 10 points
• Connaissance ou capacité à apprendre rapidement (chronométrage, logistique) 25 points

La politique de l’USAID spécifie qu’un ressortissant d’un pays coopérant (CCN) est préféré à un ressortissant d’un pays tiers (TCN). Par conséquent, les offres CCN et TCN ne seront pas évaluées ensemble. L’USAID évaluera d’abord les offres de CCN et si le CO détermine qu’il n’y a pas de CCN qualifiés, alors seulement l’USAID évaluera les offres de TCN.

Déposer une offre

Pour assurer l’examen des candidatures pour le poste envisagé, les offres doivent être reçues avant la date et l’heure de clôture spécifiées à la section I, point 3 et soumises par voie électronique à l’adresse mail indiquée avec l’objet de l’e-mail suivant : [nom du candidat ] Sollicitation 72068522R10006 Adjoint administratif.

Les candidats qualifiés doivent soumettre les cinq (5) éléments suivants dans des pièces jointes distinctes dans un seul e-mail :

• Lettre d’accompagnement : La lettre d’accompagnement doit contenir un aperçu des qualifications du candidat et doit indiquer comment le candidat répond aux critères d’évaluation techniques : 1) études minimales, compétences linguistiques, années d’expérience professionnelle antérieure, et 2) connaissances, compétences et aptitudes, énumérés ci-dessus dans la section intitulée Facteurs d’évaluation et de sélection. Le nom du fichier doit être : Lettre d’accompagnement [nom du demandeur] Sollicitation 72068522R10006.
• CV actuel/curriculum vitae (CV). Le CV/résumé doit contenir suffisamment d’informations pertinentes pour évaluer la candidature conformément aux critères d’évaluation techniques énoncés, énumérés ci-dessus. Le titre du dossier doit être : CV/CV [nom du candidat] Sollicitation 72068522R10006.
• Les candidats sont tenus de fournir au moins cinq (5) références qui ne sont pas des membres de la famille ou des proches. Les références doivent inclure au moins trois (3) superviseurs actuels ou anciens (rémunérés ou bénévoles) qui peuvent fournir des informations sur les connaissances professionnelles et l’expérience professionnelle du candidat. Les candidats doivent fournir des adresses e-mail exactes pour toutes les références. Le nom du fichier doit être : Références [nom du demandeur] Sollicitation 72068522R10006.
• Formulaire d’informations sur l’offrant pour les contrats de services personnels AID 309-2 qui peut être trouvé à https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2 ou https://sn.usembassy.gov/wp
  content/uploads/sites /209/AID_FORM_309-2.pdf . Les offrants sont tenus de remplir et de signer le formulaire.
• Des copies des diplômes universitaires pertinents, des certificats et d’autres documents (tels que de courts échantillons de rédaction) à l’appui de la candidature doivent être soumises dans un seul fichier PDF consultable. Le nom du fichier doit être : Pièces justificatives [nom du demandeur] Sollicitation 72068522R10006.

Les offres doivent être reçues avant le 3 avril 2022 et soumises à l’adresse mail indiquée. TOUS les documents doivent être soumis en anglais à l’exception des pièces justificatives.

Date/heure limite de réception des offres : 3 avril 2022 – 23h59 (GMT).