IFPRI recrute Réceptionniste/Assistante Administrative.

Résumé du poste :

Le Bureau Afrique de l’Ouest et du Centre (WCAO) de l’Institut international de recherche sur les politiques alimentaires (IFPRI) recherche un(e) réceptionniste/assistant administratif bilingue. Le candidat retenu participera à diverses activités, y compris des réunions/séminaires et servira de premier point de contact pour les visiteurs et collaborateurs de l’IFPRI. Ce poste fournira un soutien à la réception, répondra aux téléphones et aux appels skype, et servira de référence pour les informations générales sur l’IFPRI aux visiteurs et aux appelants. Les candidats intéressés doivent avoir une autorisation de travail pour travailler au Sénégal.

Tâches essentielles :

Les tâches et responsabilités spécifiques incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Agir en tant que réceptionniste du bureau de Dakar, accueillir les visiteurs et les diriger vers le correspondant approprié.
• Faire fonctionner le système téléphonique et le compte skype du bureau transférer les appels aux personnes appropriées
• Gérer les écrans du lobby.
• Recevoir, enregistrer, trier et distribuer la correspondance entrante
• Maintenir la distribution interne du bureau/téléphone/listes d’adresses/bases de données
• Surveiller la boîte aux lettres générale du bureau
• Numérisez des documents pour le stockage et l’accessibilité .pdf
• Aider à l’organisation de séminaires, d’ateliers et d’autres réunions au besoin
• Reçoit et redirige les télécopies organisationnelles entrantes.
• Fournit un soutien lié aux communications, y compris, mais sans s’y limiter, la saisie de documents, la mise à jour des bases de données, l’envoi de courriels aux partenaires, la télécopie de documents, etc.
• Participer à la gestion quotidienne générale du bureau et des installations
• Coordonner avec l’équipe administrative du bureau de l’IFPRI à Dakar les paiements des fournisseurs et des contrats
• Fournir un soutien logistique au coordonnateur principal de la logistique
• Aider à l’organisation de réunions au besoin
• Faire remonter à la Direction le fonctionnement de l’espace d’accueil et proposer des innovations
• Autres tâches pertinentes assignées ou requises

Qualifications requises:

• Baccalauréat avec au moins 2 ans d’expérience pertinente
• Expérience des communications, de l’orientation des visiteurs, des relations publiques ou de la fonction de réceptionniste dans un cadre multiculturel.
• Excellent jugement dans la gestion des visiteurs et des appels – identification des besoins des clients et détermination de la meilleure solution de manière efficace et efficiente.
• Excellentes compétences en français des affaires et compétences orales claires et efficaces
• Maîtrise de l’anglais
• Personnalité axée sur le service, capacité démontrée à projeter et à maintenir un comportement professionnel.
• Bonnes compétences démontrées en gestion du temps ; capacité à travailler sous pression.
• Connaissance avérée des technologies Web/intranet actuelles, des tendances et des meilleures pratiques en matière de communication en ligne.
• Style extraverti et proactif démontré avec d’excellentes compétences interpersonnelles