Le FIDA recrute un Assistant Administratif Pays.

Cadre organisationnel

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations Unies dédiée à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Il le fait en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui augmentent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.

Le Département de la gestion des programmes (PMD), sous la direction d’un vice-président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et dons du Fonds et est composé de cinq divisions régionales et d’une division des politiques opérationnelles et des résultats.

Le poste d’assistant administratif de pays est situé dans un bureau régional du FIDA ou un bureau multipays du FIDA et relève directement de l’agent qui gère et/ou dirige le bureau.

Le poste est situé dans la division WCA.

Rôle de l’emploi

L’assistant administratif de pays est responsable des communications de routine du bureau, des services de soutien opérationnel et de secrétariat afin de contribuer à une mise en œuvre harmonieuse du plan régional et d’assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.

Fonctions clés et résultats

Communications & Workflow : Facilite les communications et le flux de travail du Bureau et entre le Bureau et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; rechercher de la documentation de base; communiquer des informations courantes et certaines informations non courantes concernant le travail du bureau ; établir/maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et s’assurer que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts.

Soutien opérationnel : Facilite le travail de l’équipe pour assurer l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités incluent généralement la saisie de données ERP et les activités de reporting en tant qu’initiateur ; appliquer des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont achevés conformément aux normes du FIDA et dans les délais fixés ; suivi de l’avancement des travaux et des dossiers prioritaires ; organiser des réunions et des ateliers; organiser des voyages officiels; administrer les présences et les congés du personnel ; et identifier et extraire des informations de diverses sources et préparer des notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :

• Fournir un soutien pour l’organisation de réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet / programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et le repérage des lieux et des activités connexes ;
• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des archives et de gestion des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion des archives électroniques du FIDA) et partager des informations avec les partenaires du projet.
• Participer à certaines missions (pour le soutien administratif et le soutien à l’organisation d’événements, tels que des ateliers, des séminaires, etc., selon les besoins.
• L’assistant administratif de pays peut également agir en tant que remplaçant de l’assistant de programme de pays en cas d’absence en congé ou en cas de charge de travail de pointe.

Soutien de bureau : Assure la gamme complète de soutien de bureau au superviseur. Les responsabilités comprennent généralement la préparation de documents d’information pour les voyages ou réunions officiels ; rédiger des réponses à des demandes écrites sur des questions courantes et non courantes ; coordonner les réponses aux demandes sensibles ou complexes ; assurer le suivi des délais établis et veiller à ce que le personnel soumette en temps voulu les rapports, la correspondance et d’autres documents ; examiner toute la correspondance sortante et les documents officiels pour en vérifier le style, l’exactitude factuelle et grammaticale ainsi que la conformité aux directives et procédures établies ; préparer la correspondance pour la signature du superviseur ; et peut faire des traductions informelles de la correspondance. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les préparatifs de voyage, y compris les transactions ERP connexes, pour le personnel situé dans le bureau de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système institutionnel, la gestion des visas et des arrangements logistiques, et le soutien du personnel conformément aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages ;
• Soutenir le recrutement de non-fonctionnaires embauchés par le Bureau, y compris le traitement des transactions liées à la planification des ressources d’entreprise (ERP) et l’initiation des demandes de paiement ;
• Soutenir l’administration des actifs du bureau (y compris l’entretien du mobilier et de l’équipement de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules/flotte en liaison avec l’analyste opérationnel du pays );
• Fournir des documents de base / justificatifs sur demande, formater / rédiger des composants standard de documents, tenir à jour les dossiers du bureau et les systèmes de classement en garantissant la soumission en temps voulu de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA.

Fonction administrative: est responsable de l’intégrité, de la transparence, de l’équité dans l’utilisation personnelle du matériel et des fournitures du FIDA qui lui sont confiés et dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la fourniture de contributions aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-affectations émises ; mettre en œuvre les processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats ; utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour de meilleurs résultats commerciaux ; simplification des processus de transaction et de reporting ; et l’amélioration des services à la clientèle.

Indicateurs clés de performance

La portée des principaux résultats des assistants administratifs de pays est généralement limitée aux activités de bureau. Il/Elle fournit un appui dans l’application des règles et procédures établies ainsi que dans les travaux d’appui typiques non spécialisés, y compris l’appui administratif dans la mise en œuvre des activités du projet/programme et des bureaux du FIDA. Le travail est principalement de nature standard; il y a peu d’activités administratives paraspécialisées qui pourraient nécessiter une formation formelle effectuée sur une base régulière et récurrente. Les indicateurs de performance clés incluent la performance opportune et précise des activités assignées.

Relations de travail

L’assistant administratif pays basé dans les bureaux régionaux ou multi-pays du FIDA travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel situé dans le bureau assigné, y compris le personnel technique du Département de la stratégie et des connaissances (SKD), le personnel financier du Département des opérations financières. (FOD), le personnel de la CSST et des partenariats du Département des relations extérieures et de la gouvernance (ERG) en plus du personnel du programme de PMD, y compris l’assistant de programme de pays basé dans son bureau et est principalement responsable de l’échange d’informations de routine et moins souvent des informations non courantes avec des homologues au sein du FIDA. L’échange d’informations de routine au sein du Fonds comprend l’organisation des voyages, l’approvisionnement et le soutien informatique. Contacts typiques au sein de la division,

Exigences du profil de poste

Compétences organisationnelles :

Niveau 1:

• Établir des relations et des partenariats – Établit et entretient des relations de travail efficaces
• Communiquer et négocier – Communique efficacement; crée une compréhension entre soi et les autres
• Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
• Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
• Apprendre, partager les connaissances et innover – Cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove
• Gérer son temps, ses ressources et ses informations – Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Réflexion stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle
• Travail d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe

Éducation

Baccalauréat

Expérience

• Au moins trois (3) années d’expérience en secrétariat et/ou en secrétariat.
• Une (1) année d’expérience dans le programme est souhaitable.
• Expérience spécifique au poste : Doit être ressortissant du pays d’affectation ou détenir un permis de travail valide pour celui-ci.

Langues :

• English (4 – Excellent)
• Français (4 – Excellent)

Compétences

• Gestion logistique : savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris les préparatifs de voyage, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Respect des procédures : capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations
• Passation des marchés : savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les journaux de correspondance, les systèmes de classement et de référence du bureau, etc.)
• Expertise thématique – Administration : expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le code de conduite, les dispositions disciplinaires et anti-harcèlement des règles et directives applicables)
• Adaptabilité : Adaptabilité et flexibilité face à des situations nouvelles ou inattendues, à des contraintes et circonstances spécifiques et à la gestion de processus complexes Maîtrise de
  base des TIC et du numérique : Haut niveau de culture numérique et capacité à se familiariser rapidement avec de nouveaux outils numériques (ex. saisie et extraction de données lors de la budgétisation ; surveillance des systèmes de sécurité, mise en ligne de contenus sur des sites inter/intra-net, etc.)
• Initiative et bon jugement : sens élevé de l’initiative proactive et bon jugement (y compris en matière de sécurité)
• Compétences interpersonnelles : capacité à traiter patiemment et avec tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes âgées (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau)
• Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables

les autres informations

Les candidats doivent noter que les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique du FIDA en matière de ressources humaines, le Président peut décider de les affecter à n’importe laquelle des activités du Fonds. Tous les membres du personnel professionnel international doivent être géographiquement mobiles et les postes de la catégorie professionnelle peuvent changer de lieu à tout moment conformément aux priorités stratégiques et aux initiatives de réforme du FIDA.

Afin d’optimiser l’utilisation des fonds et des ressources, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent aucun retour dans les trois mois doivent considérer leur candidature comme non retenue.

Les candidats peuvent être tenus de passer un test écrit et de faire une présentation ainsi que de participer à des entretiens.

Date limite : 30 mars 2022.