Le Groupe de la Banque mondiale recrute un Assistant d’Equipe.

Job Description

Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org.

La Banque mondiale, une institution multilatérale de premier plan dans le développement économique mondial, recherche une personne hautement organisée, énergique et expérimentée capable de fonctionner efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide pour servir d’assistant d’équipe. L’assistant d’équipe sera sous la supervision directe de l’adjoint exécutif principal (ASE) qui est responsable de son développement technique et professionnel et de l’évaluation de ses performances. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et client (ACS) du bureau de pays du Sénégal. (S) Il fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le travail implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des responsables gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.

Rôles et responsabilité

L’adjoint d’équipe effectue la gamme complète des tâches de soutien de bureau, y compris la gestion des processus et le suivi des calendriers liés aux produits et aux tâches de son équipe/unité. Ils relèvent généralement d’un administrateur de bureau, d’un assistant exécutif ou d’un chef de bureau et travaillent initialement sous une supervision et des conseils étroits. Ils coordonnent étroitement avec les unités de service et assurent fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu’avec leurs homologues externes. Les assistants à l’enseignement peuvent également se voir confier la responsabilité de certains aspects des fonctions administratives de l’unité.

Les assistants d’équipe peuvent travailler régulièrement et substantiellement dans plus d’une langue, y compris la traduction/rédaction d’une variété de documents standard, l’application de compétences efficaces de relecture et de grammaire en anglais et dans d’autres langues, etc.

L’objectif général de la mission est de fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel au bureau de pays de la Banque mondiale au Sénégal. Les fonctions principales incluent, mais ne sont pas limitées à :

Support opérationnel et administratif

• Fournir un soutien pour la préparation et la mise en œuvre des projets et activités de la Banque mondiale conformément aux procédures de la Banque.
• Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
• Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de projet dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état du projet.
• Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer le traitement efficace de tous les documents du projet.
• Rédiger la correspondance courante (lettres types, mémos, …) conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés et relire les documents.
• Rédiger des procès-verbaux de réunions et fournir une assistance pour l’édition de documents volumineux.
• Aider l’équipe ou l’unité de travail en traduisant/rédigeant une variété de documents de routine, en appliquant des compétences efficaces de relecture et de grammaire en anglais et dans d’autres langues.
• Maintenir à jour les dossiers de projets divisionnaires (papier et électroniques) et récupérer les données de diverses sources et les compiler à l’usage des équipes de l’AFCF1 CMU.
• Incorporez les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles.
• En collaboration avec et sous la direction du personnel d’une discipline spécifique (par exemple, la gestion des ressources, etc.), surveillez des activités spécifiques (par exemple, le budget des tâches, etc.) au sein de leurs équipes ou groupes.

Gestion de l’information et interaction avec les clients

• Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe.
• Maintenir à jour le projet d’unité de travail et les autres fichiers (papier et électroniques).

Gestion du temps & Planification logistique

• Organiser le calendrier de travail et rencontrer les homologues des équipes de visite.
• Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur du travail immédiat, y compris les fonctionnaires extérieurs au Groupe de la Banque, suivre et rendre compte des aspects des activités opérationnelles de l’équipe.
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d’administration et des signatures, etc.

Autres fonctions

• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail pour les tâches de projet et administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
• Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur
• Tout autre affaire.

Remarque : – Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation ) doivent être présentées en anglais uniquement, les candidatures reçues dans une autre langue ne seront pas prises en compte.

Les critères de sélection

Baccalauréat minimum et au moins 3 ans d’expérience pertinente.

Compétences :

• Connaissance de la technologie et des systèmes – Démontrer des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications Microsoft Office ( Excel , PowerPoint, Word, etc.). Avoir la capacité et la volonté de maintenir à jour ses connaissances et ses compétences en technologie.
• Gestion de projets et de tâches – Démontrer de bonnes compétences en matière d’organisation, de résolution de problèmes et d’analyse et une capacité à travailler de manière compétente avec un minimum de supervision. Faire preuve d’attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus.
• Politiques, processus et procédures institutionnels – Démontrer une connaissance des programmes et produits de son propre département, connaître les acteurs clés, comprendre son propre rôle. Montrer une compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités assignées et être capable de les appliquer/mettre en œuvre.
• Attitude / Adaptabilité – Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer la motivation à profiter et à s’adapter pour effectuer le changement.
• Orientation client – Démontrer de bonnes compétences en communication, une attitude de service client positive et professionnelle ; est capable de comprendre les besoins des clients et de les compléter avec un haut niveau de professionnalisme.
• Apprentissage, partage des connaissances et communication – Bonnes compétences en anglais (verbal et écrit) Capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire les projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
• Jugement commercial et prise de décision analytique – Capable de gérer les informations et de soutenir la conservation et l’élimination des informations et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de renseignements de base.
• Drive for Results – Capable de s’approprier et de rendre des comptes personnels pour respecter les délais et obtenir les résultats convenus et dispose de l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collaborez avec les autres membres de l’équipe et contribuez efficacement au travail et à la production des équipes, en faisant preuve de respect et de flexibilité pour différents points de vue.

Application deadline: 18 March 2022.