Description de l’offre

Rôle :
L’assistant administratif de pays est responsable des communications de routine du bureau, des services de soutien opérationnel et de secrétariat pour contribuer à une mise en œuvre harmonieuse du plan régional et pour assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.

Fonctions clés et résultats :
Communicatuons et flux de travail : Facilite les communications et le flux de travail du bureau et entre le bureau et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; rechercher de la documentation de base; communiquer des informations courantes et certaines informations non courantes concernant le travail du bureau ; établir/maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et s’assurer que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts.

Soutien opérationnel : Facilite le travail de l’équipe pour assurer l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités incluent généralement la saisie de données ERP et les activités de reporting en tant qu’initiateur ; appliquer des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont achevés conformément aux normes du FIDA et dans les délais fixés ; suivi de l’avancement des travaux et des dossiers prioritaires ; organiser des réunions et des ateliers; organiser des voyages officiels; administrer les présences et les congés du personnel ; et identifier et extraire des informations de diverses sources et préparer des notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :

Fournir un soutien pour l’organisation de réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet / programme (par exemple, réunions d’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et le repérage des lieux et des activités connexes ;
Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des archives et de gestion des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion des archives électroniques du FIDA) et partager des informations avec les partenaires du projet.

Exigences du profil de poste :
Compétences organisationnelles :

Niveau 1 :
Établir des relations et des partenariats – Établit et entretient des relations de travail efficaces
Communiquer et négocier – Communique efficacement; crée une compréhension entre soi et les autres
Faire preuve de leadership – Leadership personnel et attitude face au changement
Se concentrer sur les clients – Se concentrer sur les clients
Apprendre, partager les connaissances et innover – Chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover
Gérer son temps, ses ressources et ses informations – Gérer son propre temps, ses informations et ressources efficacement
Résolution de problèmes et prise de décision – Démontre une solide capacité de résolution de problèmes et de prise de décision Réflexion
stratégique et développement organisationnel – Influence personnelle Travail
d’équipe – Contribue efficacement à l’équipe
Formation

Diplôme d’études secondaires

Expérience :
Au moins trois (3) années d’expérience en secrétariat et/ou en secrétariat.
Une (1) année d’expérience dans le programme est souhaitable.
Expérience spécifique au poste : Doit être ressortissant du pays d’affectation ou détenir un permis de travail valide pour celui-ci.
Langues :

Anglais (4 – Excellent)
Français (4 – Excellent)
Compétences

Gestion logistique : Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, comme la gestion des voyages (y compris les préparatifs de voyage, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, réunions (virtuelles), retraites, formations), etc. Respect des
procédures : capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations

Passation des marchés : savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les journaux de correspondance, les systèmes de classement et de référence du bureau, etc.)
Expertise thématique – Administration : expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, pour l’assistant du bureau d’éthique, les procédures décrites dans le code de conduite, les dispositions disciplinaires et anti-harcèlement des règles et directives applicables)
Adaptabilité : Adaptabilité et flexibilité face à des situations nouvelles ou inattendues, à des contraintes et circonstances spécifiques et à la gestion de processus complexes
Maîtrise de base des TIC et du numérique : haut niveau de littératie numérique et capacité à se familiariser rapidement avec les nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de la budgétisation ; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intra-net, etc. .)