Afri RH recrute un Assistant au responsable services généraux H/F

Description du poste :

L’Assistant Service Généraux est un membre essentiel de l’équipe chargée de soutenir les opérations quotidiennes de l’entreprise. Sous la supervision du Responsable des Services Généraux, l’assistant joue un rôle clé dans la coordination et la gestion des tâches liées à la maintenance, à la logistique et à l’approvisionnement de l’entreprise.

Responsabilités principales :

1. Gestion des fournitures de bureau : Assurer un stock suffisant de fournitures de bureau telles que papier, stylos, cartouches d’encre, etc. Passer des commandes régulières auprès des fournisseurs et suivre les niveaux d’inventaire pour éviter les pénuries.

2. Maintenance des installations : Coordonner les activités de maintenance et de réparation des équipements et des locaux de l’entreprise. Faire appel à des prestataires externes si nécessaire et suivre l’avancement des travaux.

3. Gestion des espaces de travail : Aider à l’aménagement et à la disposition des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs. Veiller à ce que les installations soient bien entretenues, propres et fonctionnelles.

4. Gestion des services généraux : Collaborer avec les différents départements pour identifier les besoins en matière de services généraux et y répondre efficacement. Cela peut inclure la gestion des contrats de nettoyage, de sécurité, de gestion des déchets, etc.

5. Suivi des budgets : Aider à la gestion des budgets alloués aux services généraux, en veillant à optimiser les coûts tout en maintenant un niveau de qualité élevé des prestations.

6. Gestion des fournisseurs : Établir et maintenir des relations de travail solides avec les fournisseurs de services généraux. Négocier les contrats et s’assurer de leur respect dans le cadre des accords conclus.

7. Soutien logistique : Organiser et coordonner les déplacements professionnels, les réunions et les événements internes. Gérer les réservations d’hôtels, les transports et la logistique associée.

8. Respect des normes de sécurité : Veiller à ce que les procédures de sécurité soient respectées en ce qui concerne les installations, les fournitures et les équipements.

Compétences requises :

– Excellente capacité organisationnelle et sens de la planification.
– Attention aux détails et souci de la qualité.
– Bonnes compétences en communication pour interagir avec les collègues et les fournisseurs.
– Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités.
– Connaissance des aspects techniques liés aux services généraux (équipements, entretien, etc.).
– Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, par exemple).

Formation :

Un diplôme d’études supérieures ou une formation équivalente dans le domaine de la gestion des services généraux, de l’administration des affaires ou d’un domaine connexe peut être requis.

Une expérience antérieure dans un rôle similaire est  appréciée.