Consortium Jeunesse Sénégal recrute un Assistant Administratif et Opérations H/F

À PROPOS DU CONSORTIUM JEUNESSE SÉNÉGAL 

Le Consortium Jeunesse Sénégal (CJS) est une fédération d’entrepreneurs et d’organisations réunis autour de la question du développement et de l’autonomisation des jeunes au Sénégal. Il s’agit d’un cadre collégial, capable de mettre en œuvre des solutions innovantes, à fort impact et pouvant être mis à l’échelle en faveur de l’apprentissage, de la participation citoyenne et de l’insertion professionnelle des jeunes.

Dans cette perspective, le CJS a lancé le programme Yaakaar qui vise à avancer l’autonomisation et la participation citoyenne des jeunes.

CONTEXTE DU POSTE 

A travers son programme Yaakaar, le CJS ambitionne de transformer les réalités des territoires et de valoriser les opportunités qu’ils offrent en plaçant la jeunesse comme principal véhicule de changement. Le programme est en cours de mise en œuvre depuis près de deux ans, grâce à l’appui de bailleurs, comme l’Union européenne. Il est aujourd’hui expérimenté à Guédiawaye (banlieue de Dakar) et vise, à court et moyen terme, à être répliqué au niveau national avec le soutien de l’Agence Française de Développement.

L’ équipe programme est appuyée par les équipes du CJS et des partenaires impliqués dans la mise en œuvre des activités.

RÔLES ET MISSIONS 

L’assistant.e administratif.ve et opérations est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Opérations du Consortium Jeunesse Sénégal.

Il.Elle aura un lien fonctionnel avec l’ensemble du pôle Opérations du CJS ainsi que les partenaires et fournisseurs externes. Il.Elle fournit un appui à la préparation et au suivi de toutes les tâches administratives et opérationnelles relatives au bureau, aux projets, aux contrats des consultants, à la gestion des données et aux services de documentation.

Il.Elle aura pour missions spécifiques : 

● Fournir un soutien administratif et logistique pour les réunions du personnel, les formations, et autres événements (communautés de pratiques, séminaires, ateliers, etc).

● Appuyer les aspects opérationnels, administratifs et financiers quotidiens des programmes, conformément au cycle de gestion de projet, de la phase de lancement à la clôture opérationnelle et financière.

● Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s’y limiter à la photocopie, le scannage, l’envoi des fax, le classement et l’envoi de courriers par la poste.

● Rédiger les procès-verbaux des réunions d’équipe et autres documents administratifs (contrat, ordre de mission, TDR, etc).

● Tenir un registre de tous les documents reçus.

● Apporter son appui logistique en matière de voyage au personnel et partenaires, notamment la réservation du transport et logement et assurer le paiement des per diem en lien avec la comptabilité.

● Apporter son assistance aux chauffeurs et autre personnel dans le processus de réalisation des fiches de temps et des rapports sur les avances et dépenses des déplacements.

● Tenir à jour et assurer le suivi des fichiers de consultants, des lettres d’invitation, des contrats et correspondances, des évaluations du rendement, des fiches de synthèse, des factures et des relevés de paiement.

● Assurer le traitement des demandes de paiement des honoraires des consultants et assurer le suivi et le respect des contrats.

● Se tenir au courant de l’état et de l’avancement des engagements du CJS vis-à-vis des clients internes et externes ;

● Participer à l’examen de la documentation pour s’assurer de sa conformité avec les politiques et procédures du CJS.

● Préparer le tableau de bord administratif pour le suivi du Directeur des opérations.

● Exécuter toute autre tâche connexe à la demande du Directeur des opérations.

PROFIL RECHERCHÉ 

Qualifications et compétences :

● Licence ou Formation de niveau Bac +3 spécialisée en administration, droit, commerce ou sciences sociales ;

● Expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire et/ou dans une association ou une ONG ;

● Bonne connaissance de l’écosystème Jeunesse au Sénégal serait un plus ;

● Fortes capacités d’adaptation au travail en équipe et sous pression.

● Esprit de synthèse, d’analyse et d’anticipation pour détecter et évaluer les problèmes ;

● Capacité d’organisation et d’autonomie ;

● Goût pour le travail administratif ;

● Maîtrise des outils de présentation et outils digitaux de collaboration (pack Office, Suite Google, slack, etc.)

● Autonomie, fiabilité et rigueur intellectuelle

● Aptitude au travail en équipe multidisciplinaire et multiculturelle ;

● Posséder d’excellentes compétences verbales, écrites et de présentation ;

● Bonne capacité de collecte, de traitement et de synthèse de l’information ;

● Adhésion aux valeurs du CJS.

COMMENT POSTULER 

• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation deux (2) pages maximum
• Deux (2) références à contacter.

Envoyer votre candidature à l’adresse recr[email protected] avec comme objet “Candidature au poste d’Assistant.e administratif.ve et opérations ”. Les envois sans mention de cette référence ne seront pas considérés. Date de clôture des candidatures : 31 janvier 2023 

*** Les candidatures féminines sont fortement encouragées 

*** Le CJS s’engage à inclure chacune et chacun, indépendamment de sa race/ethnicité, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de sa religion, de sa nationalité, de son origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle. Le CJS s’engage à proposer des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap (outils, déplacements, etc.). 

Le CJS applique par ailleurs une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec ses valeurs, notamment les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes. 

ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DU POSTE 

• Lieu : Dakar, Sénégal
• Type de contrat : CDD d’un (1) an renouvelable
• Equipement fourni : Ordinateur de travail
• Début de contrat : Le plus tôt possible
• Autre avantage : Couverture maladie pour l’employé et ses ayants droit