United Nations recrute un Assistant Administratif

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après.

Gestion des ressources humaines :

• Engager, revoir, exécuter et suivre les tâches administratives de gestion des ressources humaines de l’unité administrative, comme le recrutement du personnel et des consultant(e)s, et, ce faisant, veiller à l’application uniforme des règles et procédures de l’Organisation des Nations Unies ;
• Répondre aux demandes de renseignements et donner aux membres du personnel des informations et des conseils concernant leurs droits, les procédures administratives, les méthodes et pratiques en vigueur, leurs conditions d’emploi, leurs droits et obligations, ainsi que les indemnités auxquelles ils ont droit en vertu du Règlement et Statut du personnel de l’ONU ;
• Surveiller la mise à jour des dossiers contenant les avis de vacance de poste et suivre ces avis ; examiner et traiter les notifications administratives dans le cadre du progiciel de gestion intégré, qui s’appelle Umoja à l’ONU ;
• Surveiller le tableau d’effectifs et effectuer tous les processus administratifs pour faciliter l’intégration des nouveaux membres du personnel.

Budget et finances :

• Aider à préparer et revoir les propositions et besoins en matière de ressources financières et humaines. consolider le budget et le programme de travail s’agissant du budget du siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats ;
• Suivre les dépenses et les confronter au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires, le cas échéant ;
  Aider les directeur(trice)s de programmes et de projets à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires ;
• Aider à préparer les textes sur l’exécution du budget et à finaliser les rapports sur le sujet, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives ;
• Préparer, ou adapter sur commande, les rapports financiers à partir des rapports générés par le progiciel de gestion intégré Umoja ;
• Coordonner son travail avec celui du personnel des finances et du budget, dans des domaines d’intérêt commun, lors de l’établissement des rapports budgétaires.

Administration générale :

• Fournir un appui administratif au personnel de base du BCR, selon les besoins, afin d’assurer le bon fonctionnement du BCR et fournir en temps utile le soutien nécessaire à l’Équipe de pays des Nations Unies ;
• Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, financières, d’audit et de personnel ;
• Contribuer au processus de planification et de suivi de l’Équipe de pays des Nations Unies (planification annuelle, examen et communication d’informations) ;
• Contribuer à l’organisation d’ateliers, de conférences et de webinaires organisés par le BCR ;
• Participer aux réunions du Comité de programme et du Groupe de suivi-évaluation et contribuer à la rédaction des procès-verbaux ;
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programme opérationnel pour les voyages, contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et vacataires, aménagement des locaux, définition des besoins en bureautique) ;
• Assurer la coordination en ce qui concerne les demandes de services liées à Umoja et la gestion de la petite caisse pour le bureau de pays ;
• Éventuellement, assurer l’encadrement, la formation et la supervision d’agent(e)s des services généraux moins expérimenté(e)s.

Administration des achats et des contrats :

• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour appuyer les projets et les activités d’approvisionnement, en suivant les procédures normalisées ; faire des demandes de biens et de services et recruter des consultant(e)s et des vacataires ;
• Examiner et définir les besoins et l’étendue des travaux, les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées ;
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires extérieurs de biens et de services ;
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour ce qui est des activités d’approvisionnement ;
• Inspecter et réceptionner les biens et services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par le prestataire et assurer la gestion des actifs ;
• Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi après réception et vérification de la qualité ;
• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour les vacataires et le personnel de l’unité, de la section ou du service, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.

Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.

• Seule sera prise en compte pour le recrutement à des postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies la candidature des personnes ayant réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux. Les candidat(e)s n’ayant pas réussi ce test au moment où ils (elles) font acte de candidature peuvent être invité(e)s à le passer ultérieurement.

Experience

• Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’ audit ou de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté.
• Une expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés tels qu’Umoja ou de systèmes analogues est souhaitable.
• Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale similaire est souhaitable.

Une expérience d’un an ou plus dans le domaine de l’analyse des données ou dans un domaine
similaire est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.
NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et comprendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux des quatre domaines évalués.

Date limite : 28 Mai 2023.