Le PNUD recrute une Adjoint Administratif.

Les bureaux régionaux VNU (RO) assurent la supervision et l’orientation stratégique des unités de terrain VNU dans leurs affectations géographiques respectives et sont principalement responsables du placement des Volontaires des Nations Unies mobilisés pour les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. . En outre, les bureaux régionaux représentent et positionnent stratégiquement le programme VNU et rapprochent les services et les solutions du programme VNU de ses partenaires des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé. Les bureaux régionaux dirigent également la définition et la prestation de l’offre de services consultatifs du programme VNU sur l’infrastructure des volontaires.

Relevant du gestionnaire du bureau régional, l’adjoint administratif fournit un soutien administratif et logistique au bureau régional, y compris une assistance à ses unités de gestion (FU), au besoin. Il / elle entretient des relations de travail étroites avec les clients internes de la région ainsi qu’avec le personnel du PNUD et des agences des Nations Unies, ainsi qu’avec les unités compétentes du siège du programme VNU à des fins de soutien administratif et de coordination. Il / elle assume des tâches opérationnelles supplémentaires assignées par le responsable régional pour soutenir les intérêts du programme VNU dans la région sous la direction du cadre stratégique de l’organisation.

• Fournir des services de soutien financier, administratif et opérationnel au bureau régional ;
• Établir des charges à payer et maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s’assurer que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans le système ERP et que les demandes de remboursement de frais de voyage sont dûment traitées ;
• Conserver un système de classement approprié pour les dossiers et documents financiers ;
• Préparer la correspondance et les rapports de routine conformément aux procédures internes standard ;
• Soutenir le directeur régional dans la préparation, la supervision et la maintenance du budget du RO, y compris les allocations aux unités de terrain (FU) et les voyages de surveillance des unités de terrain (FUMT) ;
• Tenir à jour des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses. Préparer des rapports pilotés par le système selon les besoins :
• Compiler une documentation de base, telle que des données statistiques sur la mobilisation des bénévoles, pour la région en tant que contribution aux exercices d’entreprise ;
• Assistance pour les questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales, gestion de l’espace pour les événements spéciaux et autres questions administratives et logistiques ;
• Tenir à jour et classer les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et le matériel de référence de manière à faciliter la consultation et la récupération. Collecter et distribuer le courrier entrant et sortant et maintenir un suivi précis ;
• Agir à titre de surveillant des congés pour le personnel du DS ;
• Dans les cas où il n’y a pas d’unité de terrain VNU dans le pays où se trouve l’OR, soutenir le recrutement et les autres besoins administratifs des volontaires pour le pays donné.

• Aider aux processus d’approvisionnement en préparant les demandes d’achat et en vérifiant leur exhaustivité et leur autorisation/support documentaire pour s’assurer que les spécifications, les dispositions budgétaires et toutes les autres exigences sont en ordre ; suivre et placer les reçus dans le système ERP après que les biens/services ont été reçus ou rendus ;
• Soutenir le siège des VNU et les points focaux des actifs des bureaux régionaux et des bureaux de pays du PNUD sur la gestion des actifs, la collecte, la tenue et la consolidation des registres des actifs des VNU situés dans les bureaux régionaux et les unités de terrain pour garantir que les données du système ERP sont correctes ;
• Agir en tant que point focal administratif et logistique pour l’organisation d’ateliers, de retraites et d’autres événements dirigés par le RO, y compris la budgétisation financière, l’identification des besoins d’approvisionnement et initier l’action d’approvisionnement.

3. Processus de gestion des voyages

• Traiter les demandes de voyage dans le système ERP, conformément aux procédures pertinentes. Assurer la disponibilité du budget selon le plan comptable ainsi que le prix compétitif du fournisseur de voyage ;
• Fournir des informations au personnel sur les voyages, y compris les droits, l’itinéraire de voyage et les réservations d’hôtel. Prendre en charge les dispositions relatives à l’habilitation de sécurité si nécessaire ;
• Traiter les autorisations de voyage – y compris les mesures de suivi en temps opportun sur les habilitations de sécurité – et les demandes de remboursement en temps opportun et conformément aux droits de voyage du personnel, des consultants, des participants aux réunions des OR, etc., en veillant à ce que les préparatifs de voyage soient conformes aux les règles et règlements du PNUD et les politiques de voyage connexes ;
• Surveiller et suivre les demandes de voyage et les rapports de dépenses du personnel RO et FU dans le tableau de bord T&E et prendre des mesures correctives si nécessaire ;
• Traiter les demandes de visas pour tous les voyageurs VNU, ainsi que les réservations d’hôtel et les demandes de permis de séjour et de carte d’identité diplomatique pour le personnel international. Traiter les demandes et les renouvellements de laissez-passer des Nations Unies pour le personnel des VNU.

Les compétences de base

Atteindre des résultats

• Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais

Penser de manière innovante

• Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations

Apprendre en continu

• Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

Adaptez-vous avec agilité

• S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

Agir avec détermination

• Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant

S’engager et s’associer

• Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme une relation positive

Activer la diversité et l’inclusion

• Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques

Génération de connaissances

• Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin exprimé

Sensibilisation numérique et littératie

• Capacité et propension à adopter rapidement de nouvelles technologies, soit en saisissant habilement leur utilisation, soit en comprenant leur impact et en donnant aux autres les moyens de les utiliser au besoin

Satisfaction client/Gestion des clients

• Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
• Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.

Gestion des documents et archives

• Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage

Politique et procédures de voyage

• Connaissance de la politique et des procédures relatives aux voyages, aptitude à interpréter la politique en matière de voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages

Gestion budgétaire

• Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe

Gestion des achats

• La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe externe

Éducation:

• Éducation secondaire;
• Une certification en administration, comptabilité ou finance est hautement souhaitable.

Vivre:

• 5 ans d’expérience pertinente en services de soutien administratif;
• Alternativement, peut être accepté un baccalauréat en combinaison avec 2 ans d’expérience pertinente dans les services de soutien administratif ;
• Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et des progiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);
• La connaissance des systèmes de gestion basés sur le Web est hautement souhaitable ;
• Maîtrise de l’anglais et de la langue officielle des Nations Unies du bureau régional ;
• La maîtrise d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés;
• Le candidat retenu sera titulaire d’une lettre de nomination du PNUD ;
• Ce poste est réservé au recrutement local. Il est ouvert aux citoyens sénégalais ou titulaires d’un permis de séjour et de travail illimité pour le Sénégal.