Commercial, vente / Secretariat, Assistanat
Assistant(e) administratif(ve) CDD
RportH
RportH recrute une entreprise dans le domaine du BTP est à la recherche d’un(e) assistant (e) administratif (ve) chantier.
Vos missions
- Assister dans la gestion et l’organisation administrative des activités du chantier (gestion du planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,)
- Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l’entreprise et apporter des premiers éléments de réponse
- Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquats
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, …)
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité selon les procédures internes de classement et d’archivage
- Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d’intervention
- Préparer les déclarations et autorisations (police d’assurances particulières, …) nécessaires à la mise en œuvre du chantier
- Transférer le dossier-marché aux responsables de l’exécution avant le début du chantier
- Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, …) mis en place dans l’entreprise
- Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
- Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l’exécution du chantier
- Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d’archiver le dossier client selon les procédures internes
- Réaliser le dossier d’exécution et le repérage des contraintes du chantier
- Rédaction du plan de sécurité et de protection de la santé
- Élaboration des fiches de contrôle du plan d’assurance-qualité
- Déterminer les besoins en main d’œuvre, en matériaux et en matériels pour les ouvrages
- Responsable de l’organisation, le management et l’exécution de travaux
COMPENTECES REQUISE
- Connaissances en management
- Capacités d’analyse
- Esprit critique
- Rigoureux
- Sens de la responsabilité
- Sérieux
Votre profil
Avoir un Bac +3 en gestion administrative. Une expérience avérée dans le BTP est souhaitée.
Lieu de travail : Thiès
