L’Organisation des Nations Unies (ONU) recrute un Associé Principal (Assistant Administratif).

Responsabilités

Fonction 1 (y compris les résultats attendus)

Assure une gestion harmonieuse du travail quotidien de l’équipe ainsi que des actions de suivi, en obtenant des résultats tels que :

• Télécharger quotidiennement la correspondance du siège, des autres bureaux régionaux de l’OACI, des États, etc. et la distribuer au personnel concerné, après instructions reçues du RD ou du DRD.
• Fournir un soutien de secrétariat au RD et / ou au DRD dans la préparation de la correspondance de routine et quotidienne, des documents, etc., en assurant une expédition et un classement en temps opportun. Organiser et coordonner des rendez-vous, des réunions avec des visiteurs de haut rang, des représentants des Nations Unies, des agents du gouvernement, Intl. Organisations, Ambassades, etc. et répondre aux questions avec discrétion.
• Préparer les dossiers pour les documents d’information pour le superviseur pour les missions ou réunions officielles.
• Tenir à jour un registre des coordonnées des États accrédités auprès du Bureau.
• Filtrer les appels téléphoniques et rediriger les appelants vers l’agent approprié, si nécessaire.

Fonction 2 (y compris les résultats attendus)

Surveille la distribution de toutes les correspondances entrantes et sortantes de WACAF, obtenant des résultats tels que :

• Sous les instructions et la supervision du RD, préparer et distribuer la documentation confidentielle au siège ou à tout autre État.
• Traiter les sachets hebdomadaires entrants/sortants. Examiner et distribuer la correspondance en temps opportun pour une meilleure exécution du travail.
• Sous la supervision de RD, préparer, distribuer, diffuser et télécharger sur le site Web du bureau WACAF la correspondance, les documents de travail et d’information, les programmes de réunion, ainsi que la version préliminaire et finale de la réunion
• Rapports et/ou tout autre événement, au besoin.
• Distribuer la correspondance officielle pour approbation et signature par le RD et le DRD.

Fonction 3 (y compris les résultats attendus)

S’assure que le travail assigné est livré à temps, obtenant des résultats tels que :

• Assurez-vous que toutes les dates d’échéance sont respectées en temps opportun.
• Envoyez des rappels à RD ou DRD sur leurs réunions et rendez-vous programmés.
• Compiler, éditer et finaliser les rapports à soumettre en temps opportun.

Fonction 4 (y compris les résultats attendus)

Fournit un soutien technique général à RD et DRD, obtenant des résultats tels que :

• Coordonner la participation de RD aux conférences et / ou réunions dans la région WACAF, dans tout autre État en dehors de la région ou au siège ; y compris la préparation de la documentation.
• Préparer des résumés/procès-verbaux des réunions, au besoin.
• Rechercher, rassembler et préparer des documents d’information pour les superviseurs, au besoin.
• Soutenir les agents techniques en l’absence de leurs assistants techniques d’équipe assignés.
• Initier des procédures de travail pour améliorer les services de soutien, tenir les assistants techniques de l’équipe informés des pratiques et procédures à jour de l’OACI.
• Informer et former le nouvel assistant technique de l’équipe.

Fonction 5 (y compris les résultats attendus)

Fournit un soutien administratif spécifique à ADM/O, obtenant des résultats tels que :

• Coordonner avec les unités concernées, les États/administrations, les agences sur le programme de visite, développer et finaliser le programme de visite en consultation avec RD et DRD
• Coordonner avec la section Administration pour la préparation de l’autorisation de voyage, la demande de remboursement des frais de voyage et les documents de voyage nécessaires.
• Faire une réservation d’hôtel à la demande de RD et DRD,
• Assister l’agent administratif sur les activités à effectuer par le chauffeur, conformément aux exigences du RD et du DRD,
• Attribuer des priorités de travail de secrétariat au sein du Bureau Régional,
• Tenir à jour les dossiers du personnel professionnel (confidentiel).

Fonction 6 (y compris les résultats attendus)

• Effectue d’autres tâches connexes, selon les attributions.

Exigences de l’emploi

• Diplôme d’une école de secrétariat, suivi d’études en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Un minimum de six (6) ans d’expérience dans des postes de secrétariat est requis.
• Une expérience de travail dans un environnement multinational et multiculturel est requise.
• Excellentes capacités de lecture, d’écriture et d’expression orale en anglais et en français.

Souhaitable:

• Une connaissance pratique d’une deuxième langue de l’Organisation (arabe, chinois, russe ou espagnol).

Date limite : 20 octobre 2022