Heifer International recrute un Agent Administratif et Financier.

La description

Heifer International est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, d’origine nationale, de sexe, d’identité sexuelle, d’orientation sexuelle, d’âge, de statut d’ancien combattant protégé, entre autres, ou de statut de personne qualifiée handicapée.

Fonction

Le responsable des finances et de l’administration sera chargé de fournir un soutien technique pour les aspects comptables du projet. Ce poste sera responsable de la maintenance des systèmes liés à la comptabilité, de la mise en œuvre des méthodes de comptabilité acceptées et d’assurer des contrôles internes appropriés et d’effectuer des évaluations guidées des contrôles liés aux activités financières, aux rapports et à la conformité. Ce poste appliquera la pensée critique pour gérer les activités du projet, dans un environnement en évolution rapide et en constante évolution. L’agent des finances et de l’administration appliquera et renforcera les normes comptables générales et les politiques et procédures de Heifer.

Responsabilités et livrables

Soutenir l’équipe de projet dans la gestion des comptes pour assurer la conformité par : (25 %)

• Faciliter des transactions précises et opportunes qui alimenteront les rapports des donateurs, les tableaux de bord et d’autres livrables clés des donateurs.
• Enregistrer toutes les transactions dans le système comptable ; coordonner avec les membres de l’équipe pour compléter toutes les procédures comptables afin de produire des états financiers mensuels conformément aux PCGR locaux ou aux IFRS.
• Compléter la documentation continue et la mise en œuvre des normes de l’industrie en matière de gestion et de conformité des comptes.

Assurer la conformité réglementaire et organisationnelle des transactions comptables au sein du projet et soutenir la consolidation globale des états financiers en : (25 %)

• Faciliter les demandes liées aux audits externes indépendants et autres procédures convenues fournissant des informations financières et un suivi.
• Rapprocher toutes les transactions du système comptable avec le grand livre général et les rapports financiers du projet.
• Enregistrer et maintenir les immobilisations du projet dans le système comptable.
• Gérer les dépenses du personnel et le processus de remboursement.
• Assurer une documentation adéquate pour les paiements aux fournisseurs et partenaires, en vérifiant l’exactitude des factures et autres pièces justificatives.
• Responsable de soutenir les réponses aux questions sur l’état des paiements, des comptes, des dépenses et des obligations et de résoudre toute anomalie.

Fournir un soutien sur la gestion financière et comptable avant et après l’attribution du projet pour assurer le respect des accords des donateurs en : (25 %)

• Soutenir les processus de budgétisation et de reprévision des projets.
• Soutenir l’examen des demandes de budget pour le traitement en temps opportun des déblocages de fonds.
• Surveillez les taux de combustion des projets.
• Surveiller le respect des accords de subvention.
• Préparer des rapports précis et opportuns pour les donateurs, des tableaux de bord et d’autres livrables clés pour les donateurs.
• Documentation continue et mise en œuvre des procédures de gestion et de conformité des subventions standard de l’industrie.
• Préparation et maintenance de rapports périodiques précis et opportuns, de tableaux de bord et d’autres livrables clés pour la haute direction.
• Examen régulier et opportun des dépenses.
• Surveiller les dates de rapport des accords avec les donateurs et répondre aux demandes de conformité liées à la demande des donateurs.
• Aider à fournir un soutien administratif et comptable au personnel et aux partenaires du projet par le biais de formations et d’un suivi sur le terrain.
• Soutenir les partenaires/coopératives dans la soumission des rapports.
• Aider à surveiller les partenaires du projet pour assurer la mise en œuvre des politiques et de l’impact du programme de Heifer Partner.

Fournir un soutien administratif aux immobilisations du projet, à l’inventaire, à la chaîne d’approvisionnement et aux processus logistiques en : (20 %)

• Gérer l’administration quotidienne du bureau.
• Gérer l’approvisionnement et tous les achats liés aux biens et services, y compris les devis, les tableaux comparatifs, les contrats et assurer la conformité en fonction des normes de Heifer ou du bailleur.
• Fournir un soutien logistique adéquat et opportun pour les opérations de bureau et d’autres activités.
• Assurer l’entretien des bureaux et des immobilisations du projet.
• Maintenir un système de classement et de tenue de dossiers transparent pour les rapports de voyage et de voyage, les approbations de présence et de congé pour le personnel du projet.
• Coordonner et/ou faciliter les déplacements locaux et internationaux, les réunions, les conférences pour le personnel du projet.
• Superviser les chauffeurs et effectuer un examen individuel de la gestion des performances.
• Assurez-vous que la flotte et les autres équipements sont en bon état en tout temps.
• Travailler en collaboration avec le chauffeur principal pour s’assurer que les services/réparations pour tous les véhicules du projet pour le programme de pays sont planifiés et effectués en temps opportun (pour minimiser les perturbations) par le(s) garage(s) approuvé(s).
• Avec le soutien du conducteur principal, assurez-vous que tous les travaux d’entretien et de maintenance du véhicule sont pris en charge par la trace écrite en tout temps afin de se conformer aux procédures de Heifer.
• Assurez-vous que tous les véhicules contiennent les articles et équipements nécessaires conformément aux directives. (par exemple, trousse de premiers soins, extincteur).
• Maintenir le système de livre/suivi de la flotte et s’assurer qu’il est mis à jour en temps opportun et au besoin.
• Examinez et signez une feuille de journal de transport une fois la feuille remplie.
• Superviser la préparation de l’analyse mensuelle de la consommation de carburant par rapport aux KM et préparer les pièces justificatives pour le paiement au fournisseur et enquêter sur tout écart.

Peut effectuer d’autres tâches liées à l’emploi assignées par : (5 %)

• Fournir un soutien aux agents de projet et travailler en étroite collaboration avec eux pour s’assurer que les informations financières sont exactes et à jour.
• Développer une bonne connaissance pratique du système comptable agresso et fournir un mentorat au personnel subalterne des finances et de l’administration et / ou aux stagiaires sur le fonctionnement du système.
• Former le personnel non financier et les porteurs de projets à la tenue de registres.
• Effectuer d’autres tâches liées à l’emploi à la demande.

Exigences minimales

• Baccalauréat en comptabilité , plus trois (3) années d’expérience connexe.

Exigences préférées

• Deux (2) ans d’expérience dans le domaine des subventions de l’USAID dans un rôle important.

Compétences les plus critiques

• Connaissance du secteur d’activité des ONG ; Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels pour le développement international, un atout.
• Capacité à naviguer dans la collecte et l’analyse de données financières et non financières ; techniquement habile avec la capacité d’apprendre rapidement et de maximiser l’utilisation de la technologie et des logiciels ; utilisateur efficace de la suite Microsoft Office avec une compétence intermédiaire dans MS Excel.
• Connaissance pratique des principes comptables généralement reconnus et des lois fiscales du pays local.
• Expérience avec les systèmes comptables.

Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques

• Capacité à travailler sous pression, à effectuer plusieurs tâches et à gérer constamment des priorités concurrentes ; à l’aise dans un environnement en évolution rapide. Doit être flexible et capable d’improviser pour gérer une variété de situations.
• Capacité à former efficacement des individus et des équipes en utilisant des méthodologies participatives.
• Capacité à travailler avec des situations personnelles délicates et à maintenir la confidentialité.
• Capacité à entretenir des relations étroites et à travailler avec les membres de l’équipe à distance et avec des possibilités limitées d’interaction personnelle.
• Être constamment assis et travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes.
• Communication permanente en face à face, électronique et téléphonique avec les collègues et le grand public.
• Capacité à préparer des documents et autres matériels dans un format bien conçu et attrayant, avec une attention aux détails
• Volonté et capacité de travailler en dehors des heures normales de bureau.
• Capacité et volonté de voyager à la fois au pays et à l’étranger.
• Condition physique adéquate nécessaire pour se rendre sur les sites du projet en milieu rural.

Date limite : 18 octobre 2022.