Heifer International recrute un Analyste d’Affaires et Système – IPMS.

Heifer International est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, d’origine nationale, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de statut d’ancien combattant protégé, entre autres, ou de statut de personne qualifiée handicapée.

Fonction

L’analyste des affaires et des systèmes – Système de gestion de programme intégré (IPMS) sera la personne responsable de la mise en œuvre complète de l’IPMS et de la gestion proactive de l’assistance, de la formation et de la résolution des problèmes au quotidien pour l’IPMS. Ils seront intégrés dans chaque domaine de programme et travailleront avec l’équipe du domaine de programme et le personnel du programme de pays pour s’assurer que les besoins liés à l’IPMS sont définis, que les problèmes sont signalés (le cas échéant) et qu’une résolution est recherchée. Travaillant en étroite coordination avec les équipes de programme, le rôle sera dédié à entendre et à interpréter les besoins de gestion de projet du personnel de programme et de projet dans leur domaine de programme associé et à s’assurer que ces besoins sont satisfaits. Le rôle peut être situé dans l’un des pays suivants ; Éthiopie, Kenya, Nigéria, Tanzanie, Sénégal, Ouganda, Rwanda et Zambie.

TRAITS DE CARACTÈRE ESSENTIELS :

Un candidat retenu désireux d’apprendre, avec des compétences exceptionnelles en résolution de problèmes et enthousiaste à l’idée de travailler en collaboration sur des solutions innovantes. Ce rôle nécessite un fort engagement envers le travail d’équipe, le souci du détail, d’excellentes compétences en communication, une forte capacité à travailler en coopération avec des équipes multiculturelles, à gérer plusieurs priorités et à prospérer dans une structure de gestion de rapports matricielle.

RESPONSABILITÉS ET LIVRABLES

A. Prend en charge la maintenance et l’amélioration continue des processus commerciaux de gestion de projet de Heifer. (35%)

• Faciliter la mise en œuvre complète des composants IPMS à l’échelle de la zone.
• Diriger le processus d’intégration des processus commerciaux de gestion de projet de Heifer pour le nouveau personnel de gestion de projet.
• Partagez et facilitez les cours d’apprentissage en ligne de Heifer sur les processus commerciaux de gestion de projet de Heifer en collaboration avec le département des ressources humaines de Heifer.
• Travailler en collaboration pour refléter et répondre aux besoins de gestion de projet identifiés sur le terrain dans les processus commerciaux de gestion de projet Heifer.
• Élever les modifications demandées du domaine des processus de gestion de projet à la gestion IPMS et soutenir le processus de mise à jour (c’est-à-dire recueillir les commentaires, coordonner les réunions, etc.).
• En travaillant au sein de la structure de zone, fournir un soutien opérationnel au personnel de terrain sur les processus commerciaux de gestion de projet de Heifer, tels que l’emplacement des directives, les cours d’apprentissage en ligne et l’explication des processus commerciaux et des outils liés à la mise en œuvre de l’IPMS.
• Sur demande, organiser des formations et / ou des réunions régionales, nationales et de projet sur IPMS, documenter les actions et les prochaines étapes.
• Collaborer efficacement avec les autres membres de l’équipe IPMS dans les régions, documenter les leçons apprises, les opportunités, les défis et les solutions.

B. Spécialiste du logiciel de gestion de projet basé sur le cloud de Heifer et préservation de sa valeur pour le personnel du programme. (40%)

• Fournir un soutien au personnel de terrain pour NGO Online, notamment en résolvant les questions et les problèmes à la fois fonctionnels et opérationnels, en temps opportun.
• Trier les questions ou les problèmes auxquels les utilisateurs finaux sont confrontés aux équipes appropriées (c’est-à-dire la gestion IPMS, le MELS du siège, les systèmes d’entreprise, l’informatique, la gestion des connaissances, etc.)
• Fournir un soutien direct aux équipes de programme qui démarrent de nouveaux projets avec la configuration du système (c’est-à-dire NGO Online, Laserfiche, Agresso).
• Écouter activement et documenter les besoins des équipes de terrain et élever les demandes qui impliqueraient l’adaptation ou la mise à jour du système à IPMS Management.
• Développer et distribuer les ressources/vidéos de formation nécessaires et autres matériels liés à la conduite des activités, à l’amélioration de l’efficacité, au partage des meilleures pratiques d’ONG en ligne.
• Effectuer des vérifications ponctuelles de la qualité des données IPMS sur les projets.
• Travailler avec toutes les parties prenantes pour s’assurer que la communication des données est normalisée sur l’ensemble du réseau ; recommander et mettre en œuvre des améliorations dans le processus ou les outils de reporting/suivi.
• Fournir des formations de recyclage sur les fonctions de processus du système.
• Identifiez de manière proactive les fonctionnalités du système NGO Online qui pourraient nécessiter des ajustements ou des mises à jour.
• Diriger les communications autour des mises à jour et du dépannage IPMS.

C. Fournir des analyses et des rapports pour soutenir la stratégie (15 %)

• Développer un processus standard d’identification et de création de rapports standard et spéciaux pour la prise de décision et le partage avec les parties prenantes.
• Au besoin, élaborer des rapports pour la prise de décision et le partage avec les parties prenantes.
• Générer des mises à jour pour les publics de haut niveau sur les performances des projets et des programmes.
• Collaborer avec d’autres pour identifier les opportunités de soutenir le programme de signature et les rapports de plan d’affaires de projet.
• Conduisez le changement avec un leadership éclairé autour du flux d’informations, des systèmes et des améliorations de processus connexes.
• Coordonner avec d’autres pour optimiser l’analyse des données et les capacités de création de rapports.
• Prend en charge l’identification des domaines de sous-performance du programme et des principales opportunités de croissance.

D. Peut effectuer d’autres tâches connexes telles qu’assignées (10 %)

Exigences minimales

1. Baccalauréat en développement international ou dans un domaine pertinent, plus deux ans d’expérience en gestion de projets dans des organismes à but non lucratif.
2. Expérience pratique en gestion de projet dans l’espace OING.
3. Expérience avérée dans l’utilisation de systèmes de gestion de projet.
4. Bilingue anglais et espagnol (écrit, lu et parlé).

Exigences préférées

1. Excellentes compétences en résolution de problèmes basées sur l’analyse des données disponibles pour identifier des solutions à des problèmes complexes.
2. Expérience avérée dans la gestion des processus de gestion du changement au sein d’une organisation de développement.
3. Expérience de la gestion d’Azure et d’autres environnements Microsoft.
4. Solide expérience en gestion de projet, une certification en gestion de projet est un plus, Project D Pro.
5. Capacité à former des individus et des équipes en utilisant des méthodologies participatives et différents outils. Solides compétences en facilitation préférées.
6. Capacité à traduire des concepts et des idées complexes en rapports simples, clairs et exploitables.
7. Compétences en gestion de logiciels, traitement de données et génération d’informations.

Compétences les plus critiques

1. Capacité démontrée à gérer et à communiquer efficacement entre les cultures et les équipes.
2. Forte capacité d’écoute, d’analyse et de documentation des problèmes.
3. Patience avec le renforcement des capacités et le changement progressif du travail.
4. Solide expérience en gestion de projet, une certification en gestion de projet est un plus, Project D Pro
5. Flexibilité et créativité démontrées dans la planification et la résolution de problèmes.
6. Aptitude avérée à exercer un bon jugement dans des situations difficiles.
7. Compétent dans l’analyse de la qualité des données tout en prêtant attention aux détails.
8. Expérience avec SharePoint, Excel et PowerBi.

Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques

1. Capacité à travailler sous pression, à effectuer plusieurs tâches et à gérer des priorités constamment concurrentes et un travail méticuleux à volume élevé, à l’aise dans un environnement en évolution rapide. Doit être flexible et capable d’improviser pour gérer une variété de situations.
2. Capacité à entretenir des relations étroites et à travailler avec les membres de l’équipe à distance et avec des possibilités limitées d’interaction personnelle.
3. Être constamment assis et travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes.
4. Communication constante en face à face, électronique et téléphonique avec des collègues et le grand public.
5. La capacité de voyager et des conditions physiques adéquates sont nécessaires pour voyager à l’étranger.
6. Capacité à travailler avec des informations sensibles et à maintenir la confidentialité.
7. Grande attention aux détails et à la précision.