Save the Children recrute un Assistant Finance.

ÉQUIPE/PROGRAMME : Finances

LIEU : RO Dakar

NIVEAU : NAT 5

DURÉE DU CONTRAT : 6 mois

PROTECTION DE L’ENFANCE : Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) soit de manière intensive (par exemple quatre jours en un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu’ils travaillent sur des programmes nationaux ; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu’ils sont responsables de la mise en œuvre du personnel du processus de contrôle/vérification de la police.

OBJECTIF DU RÔLE :

La Région Afrique de l’Ouest et du Centre dispose d’un bureau régional de gestion à Dakar. Le rôle principal de l’unité de gestion régionale est de soutenir et de renforcer les capacités de neuf bureaux de pays dans la région. L’unité de gestion régionale est également une petite unité commerciale en soi et, en tant que telle, reçoit des fonds du SCI et des donateurs pour gérer à la fois les opérations liées à la surveillance et les programmes régionaux. Le bureau de gestion régional a besoin d’un soutien administratif pour assurer l’utilisation et la gestion appropriées de ces fonds. Au sein de l’équipe des finances, l’adjoint aux finances contribue à la mise en place des systèmes, politiques et procédures comptables. Il / elle soutient le département à travers la collecte, le traitement, l’enregistrement et le rapprochement des données financières, en vérifiant la validité, l’exhaustivité et l’exactitude de la documentation source,

PORTÉE DU RÔLE

Relève de : Coordonnateur des finances du RO

Personnel rattaché à ce poste : Aucun

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :

Paiements et comptabilité :

• Préparer les paiements du bureau régional et s’assurer qu’ils sont approuvés en conséquence
• Préparer les demandes de remboursement des dépenses du personnel, en veillant à ce que le personnel soit continuellement informé des exigences lorsque les demandes de remboursement et de paiement sont soumises
• Préparer les avances de voyage du personnel et les rapprochements de fonds
• Enregistrez les transactions de dépenses dans le système commercial en garantissant l’exhaustivité et l’exactitude des chiffres et du codage financier.
• Soutenir la clôture mensuelle des livres dans les délais et par rapport à la liste de contrôle
• Répondre aux questions liées aux paiements du personnel interne, des consultants, des pays, des fournisseurs, etc.
• Maintenez un suivi des engagements et des montants de contrat en cours.
• Maintenez un suivi des factures de loyer, d’eau, d’électricité, d’internet, de téléphonie fixe et mobile.
• Maintenir un suivi des engagements du personnel
• Assurez-vous que les obligations fiscales sont payées à temps.
• Fournir un soutien pour la production de tous les rapports mensuels, trimestriels et annuels sur la comptabilité, y compris le rapport financier mensuel (MFR), la liste de contrôle mensuelle (MCC) et les autres rapports requis par le calendrier des finances.

Gestion de la trésorerie:

• Dépôt des lettres de virements bancaires à la banque et des retraits de chèques
• Mettre à jour quotidiennement le journal de la banque avec les paiements et s’assurer que le RO ne manque pas d’argent
• Gestion de la petite caisse

Assistance aux audits

• Soutenir la coordination des audits de fin d’année et des récompenses et répondre aux problèmes d’audit
• Aider pendant la clôture de fin d’année et la préparation de l’audit, y compris l’audit des partenaires
• Tenir à jour des dossiers papier exacts et complets de tous les documents financiers. Y compris le dépôt électronique des contrats de maisons et des contrats de consultants.

Couverture pendant les absences du personnel financier. Autres responsabilités requises par le superviseur.

COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique )

Responsabilité:

• se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemple des valeurs de Save the Children
• tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de livrer de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• tourné vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes
• valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• accessible, bonne écoute, facile à qui parler.

La créativité:

• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité:

• honnête, encourage l’ouverture et la transparence; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité

QUALIFICATIONS

• Diplôme technique en finance ou en administration des affaires

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• 2 ans en Finance (notamment comptabilité)
• Un bon niveau de communication écrite et verbale en anglais et en français et des compétences interpersonnelles
• Connaissance et expérience avérées de l’utilisation d’un ordinateur (MS-Excel, PowerPoint et MS-Word), de préférence avec le progiciel de comptabilité Agresso
• Expérience de travail en équipe et de livraison d’un travail de haute qualité dans les délais

Responsabilités professionnelles supplémentaires

Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans la mesure raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.