• Fonctionnement efficace et efficient du bureau du RRA/O
• Support effectif à la communication et travail administratif du Bureau
• Assurer la gestion de l’agenda du RRA/O

​Assure le fonctionnement efficace du secrétariat du RRA/O en se concentrant sur les résultats suivants :

• Gestion du travail administratif : enregistrement du courrier arrivé, filtrage et gestion du courrier de routine, transmission au RRA/O du courrier en insistant sur les urgences, distribution à la sortie, rédaction des correspondances de routine, mémos, et envoi après signature et vérification des pièces à joindre si nécessaire.
• Gestion efficace et discrète de l’organisation des réunions : avis de réunion, préparation de la salle, des documents si nécessaires et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace ; si nécessaire, rédaction des procès-verbaux.
• Filtrage des communications, vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes du PNUD, pièces jointes) et retour pour envoi aux autres membres de l’équipe.   

Support efficace aux communications et assistance administrative par l’accomplissement des tâches suivantes :

• Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents ;
• Coordination de la diffusion de l’information entre les membres de l’équipe du programme et des projets si nécessaire ;
• Assurer une communication continue entre la direction et le personnel. Partage de l’information avec les autres services du bureau si nécessaire ;
• Suivi des dossiers et rappel des engagements des Conseillers, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions. 

• Gestion et organisation de l’agenda du RRA/O, tenant constamment à jour les engagements pris par le RRA/O sur l’agenda partagé dans Outlook. Rappel à temps et, si nécessaire, organisation du transport.
• Assurer la facilitation des connaissances pour le personnel nouvellement recruté par l’organisation de formation dans les domaines suivants : présentation du courrier selon les normes du PNUD, protocole, maintien et savoir-faire et savoir-vivre.

• Enseignement secondaire avec certification spécialisée en administration ou
• Un diplôme universitaire en administration sera déplacé pris en considération. 

• Minimum 5 ans avec un enseignement secondaire ou 2 ans avec une licence d’expérience pertinente en gestion administrative d’un bureau ou en service d’assistanat à un programme, de préférence dans un contexte. 
• Utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.),
• Utilisation Internet.

• Français et bonne connaissance de l’anglais.
• Connaissance d’une langue nationale appréciée

Informations importantes sur le candidat

Tous les postes des catégories GS font l’objet d’un recrutement local.

Informations sur les candidats concernant les listes du PNUD

Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi cette annonce de vacance. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Avertissement d’arnaque

L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’appliquer un soin particulier lors de la soumission d’informations personnelles sur le Web.