Plan International recrute un Assistant Administratif et Financier.

Raison d’être du poste

• S’assurer que les informations financières saisies dans le système comptable et financiers sont de qualité et fiables.
• S’assurer que les paiements sont effectués de manière à optimiser l’utilisation des ressources en tout temps.
• S’assurer que les exigences relatives à la clôture du système comptable et financier et le suivi des transactions sont effectuées conformément aux politiques, procédures et lois sénégalaises.

Dimensions du poste

Sous la supervision directe du Coordonnateur Financier du Hub et la supervision matricielle du coordonnateur logistique et approvisionnement, l’Assistant Administratif et Finance a en charge les activités financières et administratives du Projet « Autonomisation économique et émancipation sociale des adolescent.e.s et des jeunes (10-24 ans) » :

• Fournir les services financiers au projet Autonomisation économique et émancipation sociale des adolescent.e.s et des jeunes (10-24 ans)
• Collaborer avec le coordonnateur logistique et approvisionnement pour la gestion des paiements des fournisseurs et les tâches administratives du projet
• Appuyer pour les autres transactions au niveau du bureau de terrain
• Accompagner et orienter les collègues dans le traitement de leurs demandes de paiements.

Responsabilités

Soutenir le maintien du Système Comptable et Financier pour répondre aux exigences de Plan en matière de dépenses et de rapports financiers

• Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système et préparation des chèques/transferts) suivant les délais de traitement en vigueur
• Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables (paiements, journaux divers) et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation
• Enregistrer les informations dans le système comptable et financier de manière exhaustive et respecter les orientations et les instructions partagées.
• Faire le suivi des suspens bancaires des Comptes du bureau et du projet et les apurer dans le Système
• Lettrer les transactions inscrites dans les comptes « Open Items »
• Lettrer les écritures dans les sous-comptes bancaires
• Faire le suivi des suspens bancaires des Comptes et les apurer dans le Système
• Enregistrer les accruals des factures reçues et non encore payées avant la clôture mensuelle du système
• Enregistrer toute écriture de corrections comptables issues des différentes revues financières et comptables
• Traiter les paiements pour s’assurer que Plan optimise l’utilisation des ressources en tout temps.
• Préparer les prévisions de trésorerie mensuelles du projet et les soumettre au Coordinateur financier
• Enregistrer toutes les demandes de paiements
• Assurer le premier niveau de revue et vérifier que la documentation est complète (contrôles arithmétiques, complétude de la liasse comptable)
• Préparer les demandes de paiements (saisie dans le Système et préparation des chèques/transferts) suivant les délais de traitement en vigueur
• Annuler (estampillé PAYÉ) toutes les pièces comptables (paiements, journaux divers) et les pièces justificatives pour prévenir la réutilisation
• Remettre les chèques aux bénéficiaires ou les dépôts de transferts à la banque
• Faire la revue des réconciliations des avances du personnel et partenaires et Assurer la liquidation en temps opportun dans le système

Assurer la Gestion de la Petite Caisse

• Assurer une bonne tenue de la caisse de menues dépenses ainsi que son approvisionnement régulier
• Tenir le carnet de reçus pour les retours des fonds
• Préparer et soumettre un rapport mensuel de la petite caisse

Fournir un soutien à la sécurité des données financières.

• Assurer l’archivage des pièces comptables qui sont enregistrées dans le système suivant le protocole d’archivage

Apporter un appui logistique à l’équipe du Hub/Sous-bureau

• Appuyer le Hub/Sous-Bureau aux formalités d’hébergement des visiteurs Identifier
• Apporter un appui dans l’organisation des ateliers et rencontres (identification d’une salle appropriée, mise à disposition du matériel, organisation des pauses café et déjeuner, etc.)
• Mettre en place un système de gestion des courriers entrants et sortants du PIIA ainsi que leur archivage
• Assurer la gestion du carburant des coordonnateurs pour les sorties terrain.

Préparer les rapports financiers énumérés ci-dessous pour soutenir Plan et la conformité financière statutaire.

• Produire et soumettre un rapport hebdomadaire et mensuel de la situation des comptes de bilan
• Préparer les pré-rapprochements et rapprochements des comptes bancaires dans les délais en vigueur
• Préparer le rapport financier du Hub/Sous-Bureau selon le calendrier des rapports

Autres

• Renforcer les capacités des Partenaires de mise en œuvre
• Participer aux Risk Assessment des Partenaires
• Partager les bonnes expériences et les bonnes pratiques
• Tenir le Coordinateur Financier Hub informé de toute initiative ou difficulté liée aux responsabilités du poste.
• Appuyer dans la préparation des déclarations sociales et fiscales annuelles
• Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps pour soutenir les objectifs organisationnels atteints.

Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes

• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées :
• Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
  Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriées afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.

Relations de travail clés

Interne : Toute l’équipe du projet, du Hub de Thiès, le Directeur Financier, L’équipe du Country Office Hub
Externe : Les fournisseurs, les partenaires de mise en œuvre, les partenaires techniques et les prestataires de la zone d’intervention.

Expertise technique, compétences et connaissances

Essentiel

• Diplôme (BAC + 2) en comptabilité
• Bonne capacité d’organisation et de tenue des dossiers
• Être organisé, méthodique et méticuleux.
• Avoir le sens du service à la clientèle
• Avoir une facilité de contact avec le personnel et les tiers
• Bonne capacité de communication orale et écrite
• Aptitudes à faciliter les processus participatifs.
• Indépendance, objectivité et intégrité.
• Soutien adéquat pour permettre aux programmes d’atteindre les résultats financiers et programmatiques convenus.
• Capacite de recherche active de soutien pour résoudre les difficultés dans l’exécution des tâches.
• Bonnes capacités de travail en équipe
• Capacité à livrer dans des délais serrés
• Démontre, développe et conserve la crédibilité de sa performance.
• Maîtrise des outils Microsoft Offices, en particulier les tableaux Excel et les tableaux croisés dynamiques
• Bonnes compétences en comptabilité et en analyse
• Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre.
• Se penche sur le système de valeurs et tient compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
• Comprend la pertinence de la sauvegarde pour son travail.
• Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
• Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences
• Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.

Les valeurs de plan international en pratique

Nous sommes ouverts et responsables

• Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
• Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
• Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
• Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

• Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
• Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
• Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
• Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

• Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
• Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
• Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
• Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
• Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

Le poste est basé au sein du PIAA de Thiès qui est un environnement de bureau typique avec de fréquents déplacements sur le terrain

Niveau de contact avec les enfants

Le niveau de contact avec les enfants est faible.

Comment postuler ?

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 21 Juin 2022.

Votre candidature doit être accompagnée :

• D’une lettre de motivation claire
• D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.