HOMEPRO SN LIMITED recrute un(e) Archiviste  pour son département d’Audit.

 Missions et responsabilités

• Arrimer en temps opportun avec les commis aux archives de divers départements,
• Gérer scientifiquement et systématiquement les outils de réception, de classification, de catalogage, de compilation et de récupération de diverses archives désignées.
• Réduire les coûts fiscaux tout en garantissant le respect des réglementations relatives aux déclarations fiscales
• Vérifier si tous les aspects du contrôle interne de l’entreprise sont raisonnables et résoudre les problèmes liés aux éléments de contrôle interne déraisonnables et proposer des solutions
• Réduire les coûts fiscaux tout en garantissant le respect des réglementations relatives aux déclarations fiscales
• Achever et faire régulièrement classification des documents, de reliure de volumes, d’identification et de destruction.
• Soutenir et coopérer avec le DG, le service financier, le service de contrôle interne, le service d’audit et de surveillance dans l’inspection des dossiers.
• Mettre régulièrement dans l’inspection des dossiers électroniques et papiers, superviser et trier les problèmes de dossiers soumis par les différents services dans les délais impartis et demander leur rectification.
• Entretenir les travaux de nettoyage, de ventilation, de déshumidification, de prévention des incendies, d’antivol et d’assainissement de la salle des archives quotidiennes et du serveur local des archives électroniques.
• Former tous les départements, faire connaître et mettre en œuvre les exigences standard pour le transfert de fichiers, et exhorter tous les départements à achever les dossiers dès que possible.
• Fournir des services de duplication de fichiers au DG, au responsable financier, au service de contrôle interne et service d’audit et de surveillance selon les besoins.
•  Tenir à jour le grand livre d’inventaire et l’enregistrement de transfert de fichiers et comprendre clairement l’état de conservation et l’état physique des fichiers.
• Examiner et suivre les principaux risques et problèmes des archives en temps opportun, et être responsable du retour régulier des archives pour garantir que les archives sont complètes.
• Formuler diverses fiches d’enregistrement en fonction de la situation réelle et enregistrer clairement le sommaire de la classification des  dossiers.
•  L’entrepôt des archives est un lieu important pour la conservation des dossiers, et le personnel non gestionnaire des archives n’est pas autorisé à entrer dans l’entrepôt sans autorisation.
• Le mot de passe pour la conservation des fichiers électroniques ne doit pas être fournie à l’extérieur sans l’autorisation du DG ou du directeur financier.
• Sans  l’autorisation du DG ou du directeur financier et l’inscription dans l’enregistrement de transfert de fichier, les fichiers archivés ne seront pas fournis à l’extérieur.

Compétences et qualités requises

• Bac+3  en  gestion administrative et à la gestion des archives,  Spécialités liées à la fonction publique,
• Avoir des expériences en gestion administrative, gestion de dossiers
• Bonne connaissance des logiciels de gestion de fichiers
• · Etre organisé et avoir le sens de la confidentialité.
• Maitrise du pack office et autres
• Etre disponible, dynamique, rigoureux et intègre
• Etre un bon communiquant
• Bon sens organisationnel
• Avoir une bonne maitrise de l’anglais