L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recrute un Secrétaire de Direction.

L’Organisation internationale de la Francophonie regroupe 54 États et gouvernements membres, 7 associés et 27 observateurs répartis sur les cinq continents, regroupés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

• Titre du poste : Secrétaire de direction
• Lieu actuel d’affectation : Dakar
• Statut et grade : Emploi à Recrutement local – niveau B4, Grade à partir de B4-1
• Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement
• Traitement annuel de base : A partir de 11 595 419 Francs CFA, en fonction du profil
• Ajustement annuel de poste : en fonction du profil

Autres avantages :

• Allocations et indemnités versées par le statut du personnel et participation au régime de prévoyance de l’organisation.
• Date limite d’envoi des candidatures : 13/09/2022
• Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N°24/2022 du 23 août 2022

Fonctions principales

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, l’Institut de la Francophonie pour l’Éducation et la Formation (IFEF) recrute un(e) Secrétaire de direction.

Sous la responsabilité de la Directrice de l’IFEF, le/la titulaire du poste devra assumer les responsabilités principales suivantes :

• recevoir et filtrer les appels adressés à la Directrice de l’IFEF, prendre les messages et effectuer les suivis nécessaires ;
• l’assureur classement du courrier et des documents ;
• veiller systématiquement à la qualité des dossiers transmis à la Directrice ;
• accueillir et introduire les visiteurs ;
• participer à l’organisation des déplacements et des missions de la Directrice ;
• planifier, préparer, et participer à l’organisation des réunions de l’IFEF et rédiger les comptes rendus ;
• l’assureur du respect des normes institutionnelles de présentation des courriers et de gestion des dossiers au sein de l’IFEF ;
• tenir et assurer le suivi de la correspondance officielle ;
• contribuer à la gestion et au suivi administratif des différents dossiers de l’IFEF (ressources financières, humaines et matérielles) ;
• veiller au respect des règles de circulation interne des documents et de confidentialité des informations dans le traitement des dossiers de l’Institut ;
• assurer la traçabilité du courrier de l’IFEF ;
• évaluer les besoins, demander les devis pour les achats de fournitures et de biens et services de l’Institut, dans le respect des procédures de l’OIF, et négocier avec les fournisseurs ;
• suivre et mettre à jour régulièrement l’inventaire des stocks de fournitures et d’équipement de l’Institut ;
• dématérialiser les factures ;
• créer les comptes fournisseurs ;
• appuyer à la gestion de l’évènementiel ;
• effectué toutes les autres tâches qui lui seront attribuées.

Critères de sélection

Le/La candidat(e) au poste doit :

• être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’Organisation internationale de la Francophonie et détenir impérativement un permis de travail à temps complet au Sénégal (en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat) ;
• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat ou du Secrétariat de direction, ou attester d’une expérience pertinente de 2 ans en tant que Secrétaire de direction ou Assistant(e) administratif(ve) ou en lien avec la nature du poste ;
• avoir une maîtrise parfaite de la langue française (à l’écrit comme à l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses ;
• avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute ;
• faire preuve de discrétion et attester une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;
• avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux interlocuteurs externes ;
• maîtrise parfaitement les outils informatiques (Word, Excel , Outlook);
• avoir une bonne compréhension des enjeux internationaux et une bonne connaissance des organisations internationales ;
• déterminer une aptitude à planifier, organiser et travailler en respectant les règles et les délais requis ;
• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu multiculturel ;
• faire preuve de réactivité et de confidentialité ;
• être disponible pour des déplacements ponctuels.